一、所涉及的文件
a.業(yè)務(wù)聯(lián)系單(經(jīng)經(jīng)理進行運價評審后簽字的)
b.客戶委托書(應(yīng)有委載方的公司章,老客戶可針對不同情況后補) c.客戶的報關(guān)資料(若代客戶報關(guān))
d.派車單、司機資料及其他必要的單據(jù)
二、OP人員對客戶提供資料的驗證
由OP人員對上述所涉及的文件進行仔細審核，審核其內(nèi)容是否正確，必要文件是否齊全。如OP發(fā)現(xiàn)單據(jù)存在問題，應(yīng)立即通知業(yè)務(wù)員，要求客戶作出相應(yīng)修改。審核合格后，安排提貨、拖車、報關(guān)等事宜
三、操作流程 a.進口業(yè)務(wù) 1) OP根據(jù)業(yè)務(wù)聯(lián)系單及客戶提供的運輸委托書安排本港運輸車輛或粵港運輸車輛，提供相關(guān)資料給客戶做提貨委拖書及預(yù)報關(guān)。司機資料包括以下內(nèi)容: 司機姓名、海關(guān)編號、大陸車牌、香港車牌、IC卡號、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機構(gòu)代碼、身份證號碼、捆綁電話及傳真、柜型及柜號、拖架型號及重量，粵港運輸車輛要注明行走口岸. 2) OP按照客戶填寫派車單并注明提貨地點、車型、提貨時間、聯(lián)系人及電話、報關(guān)方式及口岸、香港出口報關(guān)公司及地址, 卸貨地點、聯(lián)系人、電話及其他要求，同時附傳提貨單，代墊提貨費用單. 若為本港車輛提貨則要提供來大陸的司機資料給香港公司負責(zé)人以便確認過車.
3) OP要追蹤客戶報關(guān)情況和司機裝貨事宜, 并提供報關(guān)單據(jù)給司機通關(guān). 若在運輸過程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車、因路況塞車而不能準(zhǔn)時到達等)務(wù)必要第一時間通知客戶.
4） OP追蹤車輛到客戶指定卸貨地點, 并確認貨物簽收情況. 提供相關(guān)費用單據(jù)及貨物簽收單給客戶, 若客戶自已清關(guān)則要及時提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關(guān)則要及時傳真清關(guān)公司及時辦理.
b.出口業(yè)務(wù) 1) OP根據(jù)業(yè)務(wù)聯(lián)系單及客戶提供的運輸委托書安排粵港運輸車輛，提供相關(guān)資料給客戶核對裝貨及報關(guān)。司機資料包括以下內(nèi)容: 司機姓名、海關(guān)編號、大陸車牌、香港車牌、IC卡號、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機構(gòu)代碼、捆綁電話及傳真、柜型及柜號、拖架型號及重量，若封關(guān)則要注明封關(guān)行走口岸并通知司機. 2) OP按照客戶填寫派車單并注明裝貨地點、車型、裝貨時間、聯(lián)系人及電話、報關(guān)方式及海關(guān)、報關(guān)員聯(lián)系電話、香港入口報關(guān)公司及地址, 卸貨地點、聯(lián)系人、電話及其他要求. 若為本港車輛過車派送則要傳真來大陸的司機資料、入倉單及交貨地址給香港公司負責(zé)人, 并注明交貨最后時間, 派送的先后秩序.
3) OP要追蹤司機準(zhǔn)時到廠裝貨及客戶報關(guān)事宜, 并提供報關(guān)單據(jù)給司機通關(guān). 若在運輸過程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車、因路況塞車而不能準(zhǔn)時到達等)務(wù)必要第一時間通知客戶.
4） OP追蹤車輛報關(guān)情況, 并通知香港公司負責(zé)人車輛預(yù)計到港過車時間. 車輛到港過車若有異常狀況(如數(shù)量與客人提供不相符、包裝損傷、文件不齊全等)要與客戶確認無誤后方可交貨。
5) OP在規(guī)定交貨時間前確認交貨及簽收情況. 提供相關(guān)費用單據(jù)及貨物簽收單、MATE紙給客戶(MATE三天內(nèi)寄給客戶). 若客戶自已清關(guān)則要及時提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關(guān)則要傳真給清關(guān)公司及時辦理.
c.碼頭柜出口業(yè)務(wù)
1)OP根據(jù)業(yè)務(wù)聯(lián)系單、客戶提供的運輸委托書及S/O安排粵港運輸車輛，同時填寫派車單并注明裝貨地點、車型、裝貨時間、聯(lián)系人及電話、報關(guān)方式及海關(guān)、報關(guān)員聯(lián)系電話、香港入口報關(guān)公司及地址, 卸貨地點、聯(lián)系人、電話、截關(guān)時間及其他要求，附S/O轉(zhuǎn)文件或約柜。
2)OP在客戶要求裝貨時間的前一天提供相關(guān)資料給客戶核對裝貨及報關(guān)。司機資料包括以下內(nèi)容: 司機姓名、海關(guān)編號、大陸車牌、香港車牌、IC卡號、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機構(gòu)代碼、捆綁電話及傳真、柜型及柜號、船公司封條號碼、拖架型號及重量，若封關(guān)則要注明封關(guān)行走口岸并通知司機.
3) OP要追蹤司機準(zhǔn)時到廠裝貨及客戶報關(guān)事宜, 并提供報關(guān)單據(jù)給司機通關(guān). 若在運輸過程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車、因路況塞車而不能準(zhǔn)時到達等)務(wù)必要第一時間通知客戶. 4） OP及時還柜情況. 提供相關(guān)費用單據(jù)及貨物簽收單、MATE紙給客戶(MATE三天內(nèi)寄給客戶). 若客戶自已清關(guān)則要及時提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關(guān)則要傳真給清關(guān)公司及時辦理.
四、費用的輸入
OP在操作完一票業(yè)務(wù)后，應(yīng)即時進入FMS輸入相應(yīng)的費用，并當(dāng)天制做INVOICE，同時打印此票FMS的費用結(jié)算單并請相關(guān)人員簽字交經(jīng)理簽字，經(jīng)理簽字后直接交財務(wù)，財務(wù)收到費用結(jié)算單以此作為收付款依據(jù)并督促相關(guān)人員收款并制作付費申請及墊付申請，費用結(jié)算單一經(jīng)交到財務(wù)，任何人不能隨意更改FMS里的數(shù)據(jù)，如因客觀原因造成費用變動的，OP或業(yè)務(wù)員應(yīng)到財務(wù)找出該單的費用結(jié)算單并在費用結(jié)算單上寫上修改的原因及結(jié)果報經(jīng)理審批，經(jīng)理同意簽字后交回財務(wù)，由財務(wù)修改系統(tǒng)并打印新的費用結(jié)算單連同舊單一并保存。
五、新客戶MATE紙發(fā)放 a. OP收到香港公司寄回的MATE紙訂確認無誤后，將MATE紙正本復(fù)印并將復(fù)印件注明工作號交給財務(wù)，財務(wù)應(yīng)審查此票費用是否已全部收齊，如已收齊，應(yīng)在復(fù)印件背面簽字交回OP，寄給客戶. b. 對于核銷單、退稅單等海關(guān)轉(zhuǎn)出的單據(jù)，OP收到后，應(yīng)及時在報關(guān)單據(jù)收發(fā)領(lǐng)取記錄本上登記并同時復(fù)印將復(fù)印件注明工作號交給財務(wù)核查是否收齊費用，如已收齊所有費用，財務(wù)應(yīng)及時在復(fù)印件上簽字確認交回OP，對于未收款的核銷退稅單，原則上不能退還客戶，特殊情況需經(jīng)經(jīng)理簽字后放可放單，并要求客戶在報關(guān)單據(jù)收發(fā)領(lǐng)取記錄本上簽字或登記快遞單號及寄出日期。
六、文件歸檔
OP應(yīng)對每一票已操作完畢的業(yè)務(wù)進行文件整理（包括費用結(jié)算單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、客戶委托單、MATE紙復(fù)印件、派車單、 INVOICE、貨物簽收單已及各種簽收憑據(jù)、其他必須保存的資料），交專人統(tǒng)一按年月及工作單按順序歸檔，重要資料不能用傳真件存檔
七、其他注意事項
a.跟據(jù)不同情況確認承運人，平衡服務(wù)和價格，承運人報價需經(jīng)部門經(jīng)理確認簽字后方可使用，根據(jù)不同情況要求承運人降低收費標(biāo)準(zhǔn)，并向業(yè)務(wù)溝通增收節(jié)支的方法； b.超出正常價格的費用產(chǎn)生時要及時通報部門經(jīng)理和業(yè)務(wù)。 c.具體操作中要先明確對客戶報價的收費標(biāo)準(zhǔn)及收費項目；
d.日常工作輸入FMS，應(yīng)能準(zhǔn)確輸入箱號、裝貨港、卸貨港、目的地、噸車噸位, 以便財務(wù)核對相關(guān)費用。
e.所有形式的操作都要認真跟蹤貨運的出運情況。
