條形碼的使用不僅僅為了方便銷售，它的真正作用在于優(yōu)化管理
四月下旬的北京謠言四起，市民們在一片驚慌中開始搶購日常生活用品，零售業(yè)承受了比春節(jié)時期更大的購物壓力，有些商鋪出現(xiàn)了經(jīng)營混亂的局面。物美在這一片混亂中顯得與眾不同，從供貨到銷售所有的環(huán)節(jié)都進行得有條不紊，其原因就在于條形碼規(guī)范化。
先行者物美
早在七十年代，條形碼就已經(jīng)在發(fā)達國家普及，但我國開始接觸條形碼卻是九十年代。
九十年代，國內(nèi)一些企業(yè)開始在銷售環(huán)節(jié)中使用條形碼，它的作用僅僅局限于企業(yè)與顧客之間銷售關(guān)系的建立。而事實上，在現(xiàn)在看來條形碼其實也是一種管理思想，是企業(yè)與供應(yīng)商之間信息交換的一種協(xié)同。
物美商業(yè)集團第一個在北京創(chuàng)辦大型綜合倉儲超市，在條形碼應(yīng)用上物美也扮演了先行者角色，其中起決定性作用的是物美的老總張文中博士。
IT出身的張文中從創(chuàng)辦物美的那天起，就開始考慮如何采用條形碼管理的問題，并隨之從臺灣招來了幾個中層管理干部，由他們具體負(fù)責(zé)整個條形碼規(guī)范化改造�，F(xiàn)任資訊部經(jīng)理的劉秉恒先生就是其中之一。
劉秉恒早年在日本留學(xué)，曾在日本的超市工作，后來回到臺灣，也一直從事超市管理方面的工作。93年來到大陸，與現(xiàn)在的老總張文中結(jié)識，開始了他在物美的管理生涯。物美的條形碼規(guī)范化改造，他是一個貫穿性的人物。“剛開始建的時候，我們就想到供應(yīng)商的碼必須和物美的碼掛鉤�！眲⒈�恒的這句話正是從物美與供應(yīng)商之間信息交換的角度來說的。
最繁瑣的是編碼
劉先生多年的經(jīng)驗是：“整個條形碼規(guī)范化管理過程中最繁瑣的事情就是編碼�！�
每個商品都有一個專有的條形碼，這一般是指商品的國際碼，它由國際物品編碼協(xié)會賦予的，具有標(biāo)準(zhǔn)性和唯一性。國際碼有13位數(shù)，里面包含了商品的一般信息，比如前三位數(shù)字代表國家，“690”就代表中國。
有些廠家不愿承擔(dān)申請國際碼所需的費用，通常會印制假的條形碼，如果物美完全信賴國際碼，就會遇到很多的困難，而且有些企業(yè)還沒有國際碼，物美集團內(nèi)部不得不自行對之編碼。
物美商品主要分兩種，一種就是采用國際碼的商品，目前，這類商品占到總量的70％多，另外接近30％的商品用的就是物美的自編碼。自編碼可分為三種：集團碼、各事業(yè)部的自編碼和物流碼。
物美的所有商品都是統(tǒng)一采購，進貨時對那些沒有國際碼的商品，物美會給它一個集團碼，這個碼包含商品的基本信息，在集團內(nèi)是唯一的。比如南翔的小籠包，是一個地方品牌，它沒有國際碼，但物美可以要求它印物美的集團碼，因為物美可以包下它半年的產(chǎn)品。這樣印出來的條形碼可能其他人都看不懂，但在物美內(nèi)部可以通用。
物美現(xiàn)在存在四種業(yè)態(tài)：倉儲商場、大賣場、綜合超市和便利超市。各個事業(yè)部因為各自不同的管理特性，會有自己的商品編碼和分類規(guī)范，這就導(dǎo)致各事業(yè)部之間的自編碼也各不一樣，它們之間的溝通就會依靠集團碼。舉個例子，南翔的小籠包，在大賣場的編碼可能是
“1234”，在綜合超市有可能是“5678”，在便利店又有可能是“90”，但它的集團碼是統(tǒng)一的。
另外還有物流碼，它是為了方便對物流過程的追蹤而設(shè)置的。物流碼一般用二維條碼，里面包含幾百個字節(jié)的信息。只要用通用的掃描槍一掃，就可以知道這個商品是從哪里來到哪里去，什么時候進的貨，以及它的數(shù)量、重量和體積等相關(guān)信息。物流碼一般在廠家出貨的時候就會貼上去。
國際碼、自編碼、集團碼和物流碼在物美集團內(nèi)流通，任何一臺收銀機都可以同時判斷這四個商品碼。如果商品的國際碼壞了，換貼一個物流碼，或是事業(yè)部自編碼，或是集團碼都可以賣。
“入單小組”成為歷史
廠商來物美報價的時候，要把他們的商品信息資料依照物美的現(xiàn)場規(guī)范登記。但這一過程異常復(fù)雜，一個商品要填大概三十幾項欄目，甚至要有照片。填完之后，物美會給廠商一個條碼欄位，或者是國際碼，或者是自編碼，然后所有的信息都會交給系統(tǒng)來處理。
也就是說，商品在入口時要靠條形碼把關(guān)，這樣就能避免在入口發(fā)生錯誤時，事后去調(diào)整所花費更多的人力物力。零售業(yè)運營不好的原因大都是作業(yè)上失誤太多，如果從開始的環(huán)節(jié)就把條形碼規(guī)范化，能給整個鏈條的操作帶來很大的便利。后面只要有人負(fù)責(zé)把貨擺上貨架就行了，以后包括價格的變動、商品的促銷等等都由系統(tǒng)來完成。
物美在97年的時候，各事業(yè)部之間開始編碼，到98年的時候物美完成所有商品碼規(guī)范化，即電子化。劉先生說：“那時侯從定貨到物流出貨，管理成本上降了3—5。”
物美以前靠傳真定貨，人工錄單。起初物美在支持30多家店時，僅定單部人員就有十幾個。到春節(jié)高峰期，最多需要17個人。訂單部辦公室里一群人呼來喝去，手忙腳亂。這種現(xiàn)象持續(xù)了三年。
全部電子化以后，定單部只需3個人。2000年物美店鋪突破60家，開始進行網(wǎng)上定貨。各店按照確定的商品碼從網(wǎng)上定貨，由系統(tǒng)對各個店鋪的定單自動統(tǒng)計。這樣，處理訂單由IT資訊人員“兼職”即可，入單小組在物美成為歷史。
這樣做的好處不僅在于節(jié)省了人力，出錯率也大大減少。比如以前經(jīng)常發(fā)生門店定了10個貨，入單小組錄入時打成了100個的情況。內(nèi)部編碼電子化后，就徹底杜絕了這種現(xiàn)象。而且，現(xiàn)在從定單生成到出貨，只要掃掃條形碼就行了。不像以前每個環(huán)節(jié)都要檢查核對，定錯了貨，拉回來還得檢查核對一次。
條形碼的運用使物美對數(shù)據(jù)的掌握非常細(xì)致，每個商品每天銷多少，每個渠道銷多少，都可以算得出來。甚至還可以通過分析以前的數(shù)據(jù)，預(yù)測未來的銷售情況。
條形碼也成為物美與顧客溝通的橋梁。顧客發(fā)現(xiàn)東西買錯了，回去要求換貨時，他與物美溝通的依據(jù)就是商品的條形碼。
改變?nèi)说挠^念
利益在商家的腦子里永遠(yuǎn)是第一要義。90年代初的時候，條形碼在國內(nèi)很難推行，其主要原因就是成本問題。十年前條形碼的成本是一分，當(dāng)時這一分對很多企業(yè)來說意味著是一筆沉重的負(fù)擔(dān)，而現(xiàn)在物價上漲后，條形碼的成本才一分五，已經(jīng)降到了大部分企業(yè)都能接受的程度。
劉先生說：“條形碼規(guī)范化的最大困難是人們觀念的改變�！币驗橐�教育大家：條碼是唯一的，是可信的。
然而在過去，這個商品如果今天不賣，人們會把它的條形碼去賣另一個商品。這是一個通病，到現(xiàn)在還存在，人們會把條形碼僅僅當(dāng)作是銷售的東西，認(rèn)為商品是為了賣才給它一個碼，而不會想到是為了管理。
“我們?nèi)ジ�采購溝通的時候，通常會舉這個例子，一個人死了以后，他的身份證號碼是不是可以給另外一個人用，我們說這個商品是有生命的，因為他要賣，我要看他的流通過程，這跟人的成長過程一樣�！眲⑾壬�說，“跟采購溝通完了，采購才會去和供應(yīng)商溝通，因為我們從一開始就注意供應(yīng)商的碼與我們的自編碼的對應(yīng)關(guān)系�！�
國內(nèi)現(xiàn)在已經(jīng)開始重視條形碼了，事實上條形碼可信度從97年的30多現(xiàn)在已經(jīng)上升到70多了，這個發(fā)展速度還是比較快的。當(dāng)然跟企業(yè)內(nèi)部管理的需求還有些差距。雖然目前還有接近30％的產(chǎn)品還沒有條形碼，但對條形碼的普及已是可見的了。