一．行業(yè)背景
煙草行業(yè)作為嗜好類消費(fèi)品工業(yè)，有著明顯的行業(yè)特殊性。為了加強(qiáng)該行業(yè)的管理，更好的服務(wù)于國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，中國政府于1981年決定改革煙草管理體制、實(shí)行煙草專賣制度，并分別于1982年1月和1984年1月批準(zhǔn)成立中國煙草總公司和國家煙草專賣局。并出臺了《中華人民共和國煙草專賣法》和《中華人民共和國煙草專賣法實(shí)施條例》。中國煙草行業(yè)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、垂直管理和專賣專營的專賣管理體制。國家煙草專賣局（中國煙草總公司）主管全國的煙草專賣工作及統(tǒng)一管理和經(jīng)營全國煙草行業(yè)的產(chǎn)供銷、人財(cái)物、內(nèi)外貿(mào)業(yè)務(wù)。國家煙草專賣局和中國煙草總公司在全國省、地、縣設(shè)有各級煙草專賣局和煙草公司、全系統(tǒng)有50多萬名員工，分別從事著煙草專賣行政管理工作和煙葉種植的技術(shù)指導(dǎo)和收購、煙葉復(fù)烤、卷煙、雪茄煙等煙草制品的加工，煙草機(jī)械和煙用輔助材料的生產(chǎn)，卷煙批發(fā)，煙草行業(yè)對外貿(mào)易與合作等等。
二．某省煙草公司的簡介
某省煙草公司暨某省煙草專賣局隸屬于中國煙草總公司暨國家煙草專賣局，是某省煙草行業(yè)的省級管理機(jī)構(gòu)，具有煙草專賣市場的行政管理職能；同時作為企業(yè)，依法承擔(dān)煙草產(chǎn)品購進(jìn)、生產(chǎn)、調(diào)撥、營銷及行業(yè)管理工作，具有半行政（計(jì)劃）半企業(yè)（市場）的特點(diǎn)。目前管轄有地市州煙草（分）公司、縣公司等獨(dú)立核算單位，同時對省內(nèi)煙廠進(jìn)行行業(yè)管理和指導(dǎo)。另外各級市縣公司擁有近千家批發(fā)部具體承擔(dān)卷煙批發(fā)銷售工作（批發(fā)部不作為獨(dú)立核算單位）。
三．案例的背景
某省煙草公司營銷管理信息系統(tǒng)是由某省煙草公司立項(xiàng)，省公司銷售處牽頭，省公司信息中心配合實(shí)施的服務(wù)于各級煙草公司，尤其是省煙草公司的管理和決策，面向全省商業(yè)環(huán)節(jié)的營銷管理信息系統(tǒng)。
本項(xiàng)目分為業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、營銷管理信息系統(tǒng)客戶化及實(shí)施等幾個階段。本文介紹了業(yè)務(wù)流程改進(jìn)中的采購流程在此營銷管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上的改進(jìn)。
四．目前的采購業(yè)務(wù)流程及存在的問題
在各級煙草公司及各相應(yīng)批發(fā)部調(diào)研報(bào)告的基礎(chǔ)上，整理出某省煙草行業(yè)目前的基本采購流程。其采購流程圖見圖一，這個采購流程圖含蓋了省公司、分公司和縣公司。其中，大部分公司按此流程開展采購業(yè)務(wù)的，有些公司可能只是執(zhí)行了大部分流程。下面描述一下各公司的基本采購流程，這里的供應(yīng)商分為省內(nèi)外煙廠、調(diào)撥站、煙草公司等。某公司可以向省內(nèi)外煙廠及調(diào)撥站采購卷煙，同時，它也可以向省外煙草公司采購。
4．1省外卷煙的采購流程
1、簽定合同
某公司業(yè)務(wù)部門根據(jù)市場變動情況、結(jié)合歷史銷售業(yè)績和上級公司下達(dá)的購銷指標(biāo)，做出銷售預(yù)測，在每年的5月和10月和全國主要供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，形成購銷意向。然后某公司在一年兩次的全國定貨會上和供應(yīng)商簽定合同。由于運(yùn)輸中存在專賣檢查問題，一般需要按每次發(fā)貨的實(shí)際運(yùn)輸能力簽定數(shù)張合同，每張合同明確到品牌、數(shù)量、價格、運(yùn)輸方式等。在購銷總指標(biāo)內(nèi)，某公司經(jīng)過與省外供應(yīng)商協(xié)商可以調(diào)整合同的執(zhí)行如推遲發(fā)貨時間、取消合同執(zhí)行等。如果需要臨時或追加采購，某公司可以到中國煙草交易中心批發(fā)市場進(jìn)行交易，重新簽定合同。
2、供應(yīng)商通知發(fā)貨并開出發(fā)票
省外供應(yīng)商在發(fā)貨之前與業(yè)務(wù)部門協(xié)商，確定是否執(zhí)行合同，一般是按合同執(zhí)行，但也有不執(zhí)行、變更合同和推遲執(zhí)行等情況。確定執(zhí)行合同后，省外煙廠根據(jù)合同安排發(fā)貨。同時該供應(yīng)商開出銷售發(fā)票遞交到業(yè)務(wù)部門。
3、驗(yàn)收入庫
貨到達(dá)倉庫以后，倉庫保管員根據(jù)隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫，填寫卷煙入庫驗(yàn)收單，一式四聯(lián)，其中第一聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務(wù)部門、第三聯(lián)財(cái)務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計(jì)。第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)科作帳，第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)員根據(jù)庫存情況開展銷售業(yè)務(wù)。同時，倉庫保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。
4、申請付款
業(yè)務(wù)員收到供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的發(fā)票，核實(shí)無誤后填寫付款申請單，經(jīng)業(yè)務(wù)主管簽字后將發(fā)票和付款申請單一并交財(cái)務(wù)部門。另外，如供應(yīng)商要求先付款后發(fā)貨，業(yè)務(wù)員填寫預(yù)付款申請單，經(jīng)業(yè)務(wù)主管同意簽字后交財(cái)務(wù)部門。
5、財(cái)務(wù)付款
財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)來的付款申請單、采購發(fā)票以及庫管部門轉(zhuǎn)來的入庫驗(yàn)收單，審核無誤后付款，或者根據(jù)預(yù)付款申請單審核付款。付款方式有匯票和托收承付兩種。
4．2省內(nèi)卷煙的采購流程
對省內(nèi)卷煙的采購業(yè)務(wù)流程與省外的情況基本相同。只是在省內(nèi)的兩次定貨會上簽定的不是合同，而是計(jì)劃銜接書。在計(jì)劃銜接書中沒有細(xì)化到品牌，只明確購進(jìn)總量。在總量不變的情況下，由省內(nèi)供應(yīng)商（中央直屬煙廠）為主確定每月安排發(fā)貨的卷煙品牌及數(shù)量。
4．3現(xiàn)在采購流程存在的問題
由于煙草行業(yè)是一個半市場半計(jì)劃的行業(yè),其業(yè)務(wù)流程不太規(guī)范,管理也有待于加強(qiáng)。目前采購流程主要存在的問題概述如下。
1.存在代簽的情況：
有些縣級公司沒有與某些省外煙草公司簽合同的權(quán)限，所以由其上一級分公司代它簽合同。
2.縣級公司或分公司向其上級公司購進(jìn)卷煙：
由于市場行情好，縣級公司可能出現(xiàn)某種品牌短缺，這時可以向其上級分公司要貨，如果分公司同意則成交，但沒有正式的采購合同。分公司同樣存在向省公司要煙的情況，但也沒有正式的采購合同。這給以后的營銷信息系統(tǒng)的錄入采購訂單造成麻煩。
3.向省外煙草公司購進(jìn)卷煙：
省公司或分公司可以從省外煙草公司購進(jìn)卷煙，但必須在國家煙草交易中心簽合同，這勢必造成公司的開支增大。
4.目前，在采購的過程中存在一些違規(guī)行為，上級公司規(guī)定下面不執(zhí)行。如，從平級公司購進(jìn)。
5.單據(jù)不統(tǒng)一，這樣不利于統(tǒng)計(jì)和日后此營銷系統(tǒng)的實(shí)施。例如：倉庫驗(yàn)收入庫的單據(jù)在有些地方稱為入庫驗(yàn)收單，有些稱為商品驗(yàn)收單，這些內(nèi)部單據(jù)建議應(yīng)在名稱、格式和聯(lián)數(shù)上作到統(tǒng)一規(guī)范
6.缺少明確的采購訂單，采購合同嚴(yán)肅性差。
7.對地方煙廠缺乏管理，對其限區(qū)銷售執(zhí)行不嚴(yán)，這樣，有些公司從不允許購進(jìn)的地方煙廠購進(jìn)卷煙。
8.計(jì)劃銜接書沒有明確品牌和相應(yīng)的數(shù)量，只有總數(shù)控制，給采購工作帶來很大不確定性。同時也給以后的營銷系統(tǒng)的采購訂單的錄入帶來困難。
9.煙廠調(diào)撥站給市縣公司開的隨貨同行聯(lián)不是發(fā)票的隨貨同行聯(lián)，這樣給財(cái)務(wù)計(jì)帳和處理帶來麻煩。
五．對采購流程的改進(jìn)
在某省煙草公司現(xiàn)有流程基礎(chǔ)之上，結(jié)合IT技術(shù)的最新發(fā)展，提出改進(jìn)的采購流程。出發(fā)點(diǎn)是依托信息技術(shù)，最大程度實(shí)現(xiàn)信息的共享。改進(jìn)后的流程圖見圖二。
5．1基本流程
1、供應(yīng)商管理
收集整理有關(guān)當(dāng)前市場信息，了解市場上供應(yīng)商的信息，如規(guī)模、實(shí)力、市場分額、產(chǎn)品品種、價格（進(jìn)價和銷售價）、付款條件、供貨能力等等，從中篩選出候選的供應(yīng)商以便進(jìn)一步聯(lián)系。如果該供應(yīng)商已經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息發(fā)布或電子商務(wù)，則業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)儲存的供應(yīng)商主頁地址登錄到供應(yīng)商的主頁了解其最新信息。
2、詢價和交易
有了候選的供應(yīng)商后，業(yè)務(wù)員輸入必要的信息如采購數(shù)量、品種、批次等，由系統(tǒng)自動生成詢價單。業(yè)務(wù)員將詢價單以傳真或電子郵件形式發(fā)往供應(yīng)商處以了解其供貨意向，進(jìn)行業(yè)務(wù)交易。
3、采購計(jì)劃管理
將詢價結(jié)果處理后可以由系統(tǒng)自動生成或手工錄入生成采購計(jì)劃。采購計(jì)劃通過工作流方式傳遞到本級公司主管做初步審核，并匯總采購計(jì)劃報(bào)上級公司平衡。然后根據(jù)上級公司確定的總量指標(biāo)調(diào)整、確定采購計(jì)劃。
4、簽定合同
業(yè)務(wù)員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃在每年兩次的全國定貨會或省內(nèi)銜接會上和供應(yīng)商簽署合同或計(jì)劃銜接書（為簡便起見，本文以后把合同和計(jì)劃銜接書統(tǒng)稱為合同）。對省外購進(jìn)業(yè)務(wù)來講，由于運(yùn)輸中存在專賣檢查問題，一般需要根據(jù)每批次的運(yùn)輸能力，簽多張明確到品牌、數(shù)量、運(yùn)輸方式等信息的合同；對省內(nèi)購進(jìn)業(yè)務(wù)來講，合同只規(guī)定了總量，需要供應(yīng)商進(jìn)一步分解。但省內(nèi)外購進(jìn)數(shù)量之和不能超過采購計(jì)劃指標(biāo)。這步工作在系統(tǒng)外執(zhí)行。
5、合同管理
對省外購進(jìn)業(yè)務(wù)，簽完合同后，業(yè)務(wù)員將一張或多張合同直接輸入到系統(tǒng)中；對省內(nèi)購進(jìn)業(yè)務(wù)，需要按供應(yīng)商分解的計(jì)劃安排表作為合同輸入到系統(tǒng)中。然后由系統(tǒng)自動匯總所有合同的合計(jì)數(shù)，判斷是否超過采購計(jì)劃指標(biāo)。如果超過系統(tǒng)給予提示或禁止進(jìn)一步處理。在合同管理中，可以對合同進(jìn)行更新、暫掛和終止等處理，如貨物入庫后系統(tǒng)自動根據(jù)驗(yàn)收入庫單上的實(shí)收數(shù)（應(yīng)收數(shù)-差異數(shù)）核減合同數(shù)量和金額。
6、生成采購訂單
供應(yīng)商發(fā)貨前通知業(yè)務(wù)員發(fā)貨計(jì)劃，業(yè)務(wù)員如果同意執(zhí)行，則在系統(tǒng)中根據(jù)合同自動生成采購訂單。對于有些購進(jìn)業(yè)務(wù)可以從手工輸入采購訂單開始采購流程處理。
7、訂單審核確認(rèn)
采購訂單審核確認(rèn)后，自動生成入庫通知單和電子發(fā)票。其中，入庫通知單和電子發(fā)票存儲在中央數(shù)據(jù)庫中，以便倉庫調(diào)用入庫通知單和財(cái)務(wù)部門調(diào)用電子發(fā)票。
8、匹配發(fā)票
業(yè)務(wù)員收到供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的實(shí)物發(fā)票后，將該發(fā)票的票號補(bǔ)入到系統(tǒng)生成的電子發(fā)票有關(guān)字段中。
9、倉庫驗(yàn)收入庫
庫管員根據(jù)供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的隨貨同行聯(lián)的合同號（或訂單號）從系統(tǒng)中調(diào)入對應(yīng)的入庫通知單，審核無誤后由系統(tǒng)根據(jù)入庫通知單自動生成（也可以手工錄入）驗(yàn)收入庫單。如入庫數(shù)量和隨貨同行聯(lián)上的數(shù)量有差異，可由庫管部門會同業(yè)務(wù)部門判明原因，如果是供應(yīng)商的責(zé)任，則可以由驗(yàn)收入庫單上“差異”字段反映出來，同時按實(shí)收數(shù)核減合同數(shù)量和金額，由供應(yīng)商下次補(bǔ)發(fā)或做其它處理。如果是承運(yùn)方的責(zé)任，則按零售價銷售方式銷售給對方，由對方承擔(dān)損失，同時按應(yīng)收數(shù)核減合同數(shù)量和金額。如果沒有對應(yīng)的入庫通知單，庫管員應(yīng)向業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，明確這批貨物處理意見。
10、財(cái)務(wù)做相應(yīng)處理
財(cái)務(wù)部門可以在系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)合同號調(diào)出相應(yīng)的驗(yàn)收入庫單、電子發(fā)票，結(jié)合供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。如根據(jù)電子發(fā)票票號字段判斷是做正常財(cái)務(wù)處理（有票號信息）還是做暫估處理（無票號信息）。然后經(jīng)過主管審批后向供應(yīng)商付款。
六、對采購流程改進(jìn)的總結(jié)
從上述的采購流程及改進(jìn)后的采購流程中，我們可以看出目前煙草企業(yè)的行業(yè)特殊性，其中的問題不是一兩個煙草公司所能解決的，作為煙草行業(yè)本身，需要國家調(diào)整煙草行業(yè)運(yùn)作模式及相應(yīng)的政策法規(guī)。而我們提出的方案是在原有的管理體制下進(jìn)行改進(jìn)的解決方案。
1.在改進(jìn)的方案中，增加了電子商務(wù)的某些模式，如業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)儲存的供應(yīng)商主頁地址登錄到供應(yīng)商的主頁了解其最新信息。
2.在供應(yīng)商管理模塊中，業(yè)務(wù)員可以充分掌握供應(yīng)商的信息，以及交易的記錄。
3.合同管理模塊對合同進(jìn)行有效的管理，如用入庫驗(yàn)收單核減合同數(shù)量等。
4.增加了入庫通知單和電子發(fā)票，倉庫保管員通過入庫通知單、隨貨同行聯(lián)和實(shí)際的到貨情況填寫入庫驗(yàn)收單，在此入庫驗(yàn)收單中包含了合同信息和采購訂單信息，電子發(fā)票和供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票相關(guān)聯(lián)，關(guān)聯(lián)后在電子發(fā)票上同樣包含了合同信息和采購訂單信息，這樣方便了財(cái)務(wù)處理。
5.我們建議加強(qiáng)計(jì)劃銜接書的嚴(yán)肅性，煙廠調(diào)撥站要把分解的發(fā)貨計(jì)劃及時通知煙草公司，以便煙草公司的采購流程順利進(jìn)行。
6.通過使用此營銷系統(tǒng)，單據(jù)名稱、格式都規(guī)范化了，便于管理工作。
7.業(yè)務(wù)人員可以及時查詢庫存情況，進(jìn)行合理的采購安排和銷售業(yè)務(wù)。
在研究項(xiàng)目的解決方案中，一定要把一個行業(yè)的最佳做法與該企業(yè)的實(shí)際情況相結(jié)合，制定出切實(shí)可行的方案，這樣即能保證以后項(xiàng)目的順利進(jìn)行，有能真正提高企業(yè)的效益，這也正是解決方案的真正意義。