我們都知道，物料清單在ERP系統(tǒng)中的重要性。所以，無(wú)論是新建物料清單，還是物料清單的變更作業(yè)，在系統(tǒng)中，都給與了極大的關(guān)注。下面，筆者就結(jié)合一家企業(yè)的具體流程，來(lái)談?wù)勅绾谓Y(jié)合ERP系統(tǒng)的相關(guān)控制手段，提高物料清單變更的準(zhǔn)確性。
　　下面是一家服裝企業(yè)的物料清單變更流程，是一份手工與系統(tǒng)結(jié)合的變更流程。下面筆者就談?wù)勲[藏在這個(gè)流程圖后面的秘密吧。
　　
　　第一步：物料清單變更需求。
　　當(dāng)相關(guān)部門需要變更物料清單的時(shí)候，需求人員就會(huì)填寫物料清單變更申請(qǐng)書。一般來(lái)說(shuō)，這個(gè)物料清單的變更可能來(lái)自于多個(gè)方面，如企業(yè)自身，也可能是客戶自己。而且，變更的內(nèi)容也很復(fù)雜，有可能使企業(yè)管理水平提高了，需要對(duì)物料清單中的損耗率進(jìn)行更改；有可能使因客戶的要求，要對(duì)在產(chǎn)品上加一個(gè)防偽標(biāo)簽；也有可能使由于某個(gè)零件價(jià)格上漲，企業(yè)決定采用其他的替代品等等。由于物料清單任何一個(gè)改變，都會(huì)觸發(fā)這個(gè)“物料清單變更流程”，所以使得這個(gè)流程比其他變更流程更加復(fù)雜、繁瑣。
　　不過，可以對(duì)物料清單變更進(jìn)行一些大的分類，這方便我們進(jìn)行流程的梳理與系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。
　　一般來(lái)說(shuō)，把物料清單的變更分為三大類。
　　一類是整批零件的修改。也就是說(shuō)，只要用到某個(gè)零件的所有物料清單都需要變更。如筆者近幾年在給客戶實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，經(jīng)常遇到這個(gè)問題，原來(lái)歐洲國(guó)家對(duì)環(huán)保提出了新的法規(guī)，要求在進(jìn)口產(chǎn)品中不能存在某個(gè)有害物質(zhì)。所以，國(guó)內(nèi)各個(gè)出口到歐洲的生產(chǎn)廠商，不得不成批的更改某個(gè)原材料，用環(huán)保料代替。為了節(jié)省用戶的時(shí)間，讓用戶不用一個(gè)個(gè)的去更改物料清單，所以，在ERP系統(tǒng)中有一個(gè)整批零件的修改流程，用來(lái)幫助用戶即快又準(zhǔn)確的修改物料清單。
　　二是某個(gè)材料的作廢。由于生產(chǎn)工藝或者相關(guān)法規(guī)的原因，企業(yè)在生產(chǎn)中，往往需要作廢某個(gè)原材料。但是，這個(gè)原材料可能用在很多物料清單中，為此，該如何作廢這個(gè)材料呢?這個(gè)材料作廢后，是否需要用其他材料來(lái)替代呢?這個(gè)材料作廢后，可能會(huì)產(chǎn)生哪些副作用呢?這些問題，在ERP系統(tǒng)中，都是通過單個(gè)材料作廢流程來(lái)完成的。
三是單個(gè)物料清單的修改。在企業(yè)實(shí)際工作中，遇到最多的物料清單變更情況就是這種情形。可能是某個(gè)物料清單的材料需用量進(jìn)行更改，或者包裝方式進(jìn)行更改。這些就是只涉及到單個(gè)物料清單的更改，或者只是對(duì)于少數(shù)幾個(gè)物料清單進(jìn)行更改，而不需要走整批零件更改流程。筆者今天重點(diǎn)講述的也就是這個(gè)流程。
　　第二步：判斷物料清單變更的類型。
　　為了保障信息的統(tǒng)一性，所以，這家企業(yè)，對(duì)于物料清單的建立與變更都是有產(chǎn)品研發(fā)部門負(fù)責(zé)。當(dāng)他們受到其他部門，如銷售部門的物料清單變更需求的時(shí)候，他們首先需要判斷這個(gè)物料清單變更的類型。是整批材料的更改、還是某個(gè)材料的作廢又或者是單個(gè)物料清單的修改。因?yàn)檫@三個(gè)作業(yè)分別對(duì)應(yīng)不同的處理流程，所以，負(fù)責(zé)這個(gè)作業(yè)的員工，首先需要憑借自己的職業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行這個(gè)類型的判斷，并且，根據(jù)判斷的結(jié)果，采用對(duì)應(yīng)的處理流程。
　　雖然，任何的物料清單的更改，其實(shí)都可以通過單個(gè)物料清單更改流程完成，但是，若對(duì)企業(yè)五百個(gè)物料清單，若需要把一種的一種材料替換掉或者需要新加一種原材料，如防偽標(biāo)簽或者認(rèn)證標(biāo)志，那么，若采用這個(gè)單個(gè)物料清單的更改流程是可以完成，但是，這個(gè)工作量就會(huì)太大。而有的時(shí)候，可能只是針對(duì)某個(gè)客戶的六個(gè)物料清單進(jìn)行更改，此時(shí)雖然符合整批零件更改流程的特點(diǎn)，但是，由于物料清單比較少，若采用這個(gè)流程的話，反而會(huì)比較麻煩。所以，這個(gè)類型得判斷沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要員工憑借自己的工作經(jīng)驗(yàn)，從物料清單的準(zhǔn)確性、操作的方便性等角度出發(fā)，選擇一個(gè)適合自己的處理方式。
　　由于在這里筆者只重點(diǎn)講述單個(gè)物料清單的更改流程，所以，對(duì)其他兩種處理方式在這里就不詳細(xì)展開了。
　　第三步：物料清單變更單的輸入。
　　對(duì)于物料清單變更，為了能夠保留變更的歷史記錄，以方便后續(xù)的追蹤，所以，在ERP系統(tǒng)中也是采用了變更單的形式來(lái)進(jìn)行這個(gè)變更作業(yè)。
　　如果企業(yè)用戶需要變更物料清單中某個(gè)材料的用量，則只需要開立物料清單變更單，找到原來(lái)的那個(gè)物料清單，雖然在單身中，就可以找到物料清單所包含的材料，然后更改數(shù)量即可。
　　在輸入物料清單變更單的時(shí)候，需要注意如下問題：
　　1、物料清單變更單一次只能夠更改一個(gè)物料清單。也就是說(shuō)，我們?cè)趯?shí)際工作中，可能需要更改的不是一個(gè)物料清單。如某個(gè)客戶有10個(gè)產(chǎn)品，他的五個(gè)產(chǎn)品需要增加防偽標(biāo)簽。此時(shí)，若用整批材料修改流程的話，由于涉及到的物料清單不是很多，所以，利用這個(gè)流程的效率可能不會(huì)很高。若利用單個(gè)物料清單變更流程的話，可能會(huì)更加合適。但是，這個(gè)物料清單變更單一次只能變更一個(gè)物料清單，也就是說(shuō)，此時(shí)，員工需要開立五個(gè)物料清單變更單。
　　2、物料清單變更時(shí)，不能夠違反原先的控制規(guī)則。如某個(gè)物料清單需要更改某種材料，則這個(gè)材料必須具有價(jià)格信息。因?yàn)闆]有價(jià)格信息的材料，將不會(huì)計(jì)算到這個(gè)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本中去。所以，在系統(tǒng)中進(jìn)行了相關(guān)的控制，所有的材料若需要在物料清單中用到的話，則必須有價(jià)格信息。否則的話，系統(tǒng)不會(huì)讓你審核或者保存單據(jù)。
　　3、只能都有效的物料清單進(jìn)行更改。如果原先的物料清單，由于某種原因已經(jīng)廢棄了，則這張物料清單就不能通過物料清單變更單進(jìn)行變更，而是必須先把物料清單改為可用，然后再對(duì)其進(jìn)行更改。
　　4、若物料清單中還涉及到未完工的產(chǎn)品，如該物料清單對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品，已經(jīng)下了銷售訂單而且該銷售訂單還沒有出貨或者該產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃還沒有完工，此時(shí)，就可以根據(jù)用戶的控制級(jí)別，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行相關(guān)的控制。如用戶可以設(shè)置不提醒，也就是說(shuō)，即使該物料清單所對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品有以上這些情況，系統(tǒng)也可以視若無(wú)睹，但是，很明顯，這么做事不合理的，可能會(huì)造成生產(chǎn)上混亂。如更改某個(gè)物料清單的材料，則可能導(dǎo)致采購(gòu)與領(lǐng)料的不符，所以，一般我們實(shí)施顧問在實(shí)施的時(shí)候，是不建議如此處理。如用戶還可以設(shè)置提醒或者拒絕。也就是說(shuō)，當(dāng)存在以上這些情形時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示用戶，說(shuō)該物料清單所對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品正在使用中，是否需要強(qiáng)制更改。若設(shè)置為提醒的話，則用戶可以忽略這個(gè)信息進(jìn)行強(qiáng)制審核，也可以再回去確認(rèn)。若設(shè)置為拒絕的話，則系統(tǒng)就會(huì)拒絕這個(gè)變更作業(yè)。一般情況下，我們實(shí)施顧問建議用戶是采用“提醒”這個(gè)權(quán)限控制。
　　第四步：核準(zhǔn)。
　　由于物料清單變更的影響可能會(huì)涉及多個(gè)部門，所以，在系統(tǒng)中，對(duì)于物料清單變更但采取了多級(jí)審核的流程。如當(dāng)更改某個(gè)物料清單的材料數(shù)量或者材料的話，則可能會(huì)影響到成品的成本，也有可能影響到安全庫(kù)存，等等。所以，對(duì)于這個(gè)物料清單變更的話，一般需要各個(gè)部門進(jìn)行會(huì)簽。
　　像這個(gè)客戶，他們的做法筆者比較贊同。當(dāng)物料清單進(jìn)行更改時(shí)，他們會(huì)在早會(huì)上把物料清單變更單通過企業(yè)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的方式，交給各個(gè)部門經(jīng)理進(jìn)行簽字確認(rèn)。只有物料清單上面，各個(gè)部門負(fù)責(zé)人的名字全部簽起了，物料清單維護(hù)人員才能夠在系統(tǒng)中審核單據(jù)。若有一個(gè)部門經(jīng)理表示反對(duì)，則這個(gè)物料清單變更單就不能進(jìn)行審核，需要各個(gè)部門的經(jīng)理人進(jìn)行協(xié)調(diào)，什么時(shí)候簽字了，什么時(shí)候就可以審核單據(jù)。
第五步：結(jié)構(gòu)是否改變。
　　上面我們根據(jù)物料清單內(nèi)容變更的情況，把物料清單變更的類型分為三類。其實(shí)，系統(tǒng)還從另外一個(gè)角度對(duì)物料清單變更進(jìn)行分類。如對(duì)物料清單的結(jié)構(gòu)是否變更進(jìn)行分類。所謂的物料清單結(jié)構(gòu)就是指物料清單的分級(jí)，如原先是三級(jí)物料清單，現(xiàn)在改為四級(jí)或者二級(jí)就涉及到物料清單結(jié)構(gòu)的變更。
　　在系統(tǒng)中，若物料清單的結(jié)構(gòu)發(fā)生變更的話，則必須運(yùn)行低階碼更新流程。因?yàn)槲覀兌贾�道，�?duì)于多階物料清單的話，系統(tǒng)是從下到上對(duì)物料清單進(jìn)行成本的匯總計(jì)算的，而系統(tǒng)就是通過低階碼來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)計(jì)算控制的。而現(xiàn)在物料清單的結(jié)構(gòu)發(fā)生改變的話，則低階碼也會(huì)發(fā)生變化。此時(shí)，若不對(duì)低階碼進(jìn)行重新計(jì)算的話，則后續(xù)的成本計(jì)算、按物料清單展開等等作業(yè)，都將無(wú)法正常作業(yè)。所以，當(dāng)物料清單的結(jié)構(gòu)發(fā)生變更的時(shí)候，則一定要運(yùn)行低階碼更新作業(yè)的。
　　在實(shí)際項(xiàng)目管理中，有些實(shí)施顧問要求企業(yè)用戶每次對(duì)物料清單變更后，都要運(yùn)行低階碼計(jì)算更新的批處理作業(yè)。如此的話，在物料清單結(jié)構(gòu)沒有變化的情況下，運(yùn)行這個(gè)作業(yè)，雖然沒有壞處，但是會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。
　　對(duì)于這個(gè)物料清單變更作業(yè)流程，筆者最后還是要強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)。
　　一是對(duì)于物料清單的三個(gè)分類，沒有很明顯的界限，主要還是需要看涉及到的物料清單的多少以及修改的工作量來(lái)進(jìn)行判斷。一般在企業(yè)用戶剛涉及到這個(gè)作業(yè)的時(shí)候，可能會(huì)不知道該如何進(jìn)行判斷;但是，根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)企業(yè)用戶用個(gè)一年半載養(yǎng)成習(xí)慣后，就會(huì)自然而然的知道，采取哪種處理方式比較簡(jiǎn)便。
　　二是在低階碼重新計(jì)算過程中，由于計(jì)算量比較大，若在用戶前臺(tái)運(yùn)行這個(gè)程序的話，則很可能會(huì)導(dǎo)致死機(jī)。為此，筆者建議，這個(gè)批作業(yè)程序最好放在后臺(tái)處理，即放在服務(wù)器上運(yùn)行;若在本機(jī)上運(yùn)行死機(jī)后，則必須馬上在服務(wù)器上重新運(yùn)行一次。在重新運(yùn)行之前，要避免物料需求計(jì)劃與成本模塊作業(yè)的運(yùn)行。因?yàn)樵诘碗A碼不準(zhǔn)確的情況下，這兩個(gè)作業(yè)運(yùn)行出來(lái)的結(jié)果是不準(zhǔn)確的。