王丹是三元營運(yùn)中心的經(jīng)理，從今年4月開始，每個清晨她都能在辦公桌上看到前一天的最新分銷情況報表，對昨天各個庫區(qū)的銷售情況有了準(zhǔn)確的了解之后，她就依據(jù)這些信息和客戶當(dāng)天的訂貨情況，調(diào)整給生產(chǎn)廠家下的訂單。
雖然看起來現(xiàn)在每晚9點(diǎn)出貨似乎和之前沒什么分別，其實(shí)許多變化都是在潛移默化地進(jìn)行著。新系統(tǒng)上線后公司的工作人員可以輕松地查詢訂單跟蹤，通過預(yù)計(jì)交貨表分析客戶需求對比也比以前方便多了。全新的信息系統(tǒng)已經(jīng)讓三元管理者們號準(zhǔn)了企業(yè)跳動的脈搏，而此時距三元新系統(tǒng)上線僅有一個多月。
道路曲折
三元是北京一家老牌牛奶生產(chǎn)企業(yè)，產(chǎn)品包括牛奶、酸奶、干酪等，多達(dá)150種。2007年3月28日，三元發(fā)布2006年年度報告，宣告2006年公司主營收入近10億元人民幣，利潤達(dá)到2.09億，公司已經(jīng)走出了前幾年的發(fā)展困境。
上個世紀(jì)90年代末，三元開始了自己的信息化建設(shè)進(jìn)程。首先從信息數(shù)據(jù)管理的角度開始，選擇了在此方向上具備一定優(yōu)勢的利瑪軟件�！霸诤荛L一段時間內(nèi)，利瑪系統(tǒng)在信息數(shù)據(jù)處理方面確實(shí)為我們的銷售業(yè)務(wù)做了的貢獻(xiàn)。”北京三元食品股份有限公司財(cái)務(wù)總監(jiān)兼董事會秘書楊慶貴介紹。
對三元這樣的日配企業(yè)來說，節(jié)省時間、保證銷售品質(zhì)是銷售的重中之重。從接受訂單到生產(chǎn)，再到最終出貨送達(dá)用戶，都必須在當(dāng)天完成。客戶的訂單雪片一樣送到運(yùn)營中心，隨后由客戶經(jīng)理們下單到分銷系統(tǒng)中，生產(chǎn)者由于系統(tǒng)信息不能共享，就只能預(yù)估生產(chǎn)。當(dāng)產(chǎn)品送到庫區(qū)之后，問題就會出現(xiàn)，當(dāng)日生產(chǎn)的產(chǎn)品可能不能滿足訂單的要求，客戶們卻擠在大門口等待提貨。每當(dāng)此時，只能依據(jù)客戶的重要程度和交情來供貨了。三元信息部經(jīng)理陳燕勇為我們描繪了當(dāng)時典型的運(yùn)營場景。面對問題，建設(shè)順暢高效的物流體系，成為三元管理者對信息化系統(tǒng)的迫切要求之一。
王丹是三元營運(yùn)中心的經(jīng)理，如何預(yù)測掌握客戶每天的真實(shí)需求量，向生產(chǎn)廠家下訂單，如何做到既百分百地保證客戶需求，又使企業(yè)庫存接近于零，這些問題一直困擾著她。
三元的四個庫區(qū)各有一臺服務(wù)器，各類信息間細(xì)微的差異，都可能導(dǎo)致后期數(shù)據(jù)處理的繁雜程度增加。同時，這些產(chǎn)銷數(shù)據(jù)也并未與財(cái)務(wù)進(jìn)行集成，不得不依靠專門的人統(tǒng)一四個庫區(qū)的數(shù)據(jù)，再由大家一起統(tǒng)計(jì)。這樣的報表出來之后，常常已是時過境遷，而根據(jù)這樣滯后的報表做出的分析，使三元在變化的市場面前反應(yīng)能力明顯遲鈍。
王丹心目中理想的產(chǎn)品分銷模式，包括接受客戶訂單，結(jié)合對終端用戶的需求分析給生產(chǎn)廠下訂單，給物流下訂單，為生產(chǎn)廠提貨以及最后達(dá)到用戶的各環(huán)節(jié)。所有環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)通過數(shù)據(jù)分析在系統(tǒng)里有精準(zhǔn)的反應(yīng)和追溯性。同時，王丹心里也清楚，像三元這樣的日配企業(yè)，要實(shí)現(xiàn)這樣理想模式存在不小的難度。和其他同類企業(yè)相比，三元總計(jì)上千家的終端客戶，幾乎覆蓋了北京所有的大型商場和超市，再加上生產(chǎn)品種繁多，所有這些都對系統(tǒng)計(jì)算和配送速度提出了很高的要求。
面對市場的機(jī)遇，任何小小的失誤都可能付出不菲的代價。近幾年，乳制品市場由割據(jù)時代迅速轉(zhuǎn)換為兼并時代，蒙牛、伊利等新興乳業(yè)公司的崛起改變了市場格局。“三元在生產(chǎn)、銷售和管理層面進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整，舊的利瑪系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求�！睏顟c貴這樣評價。
柳暗花明
2005年10月，神州數(shù)碼易拓ERP系統(tǒng)在三元華冠生產(chǎn)廠正式上線，同時組建了一個10人左右的數(shù)據(jù)信息中心，專門負(fù)責(zé)包括采購、車間耗用、成品入庫等從定單到產(chǎn)品出庫的各個環(huán)節(jié)，將各種信息及時錄入、匯總，確保訂單響應(yīng)時間在一天內(nèi)完成，同時直接向財(cái)務(wù)部匯總報表。
“在沒有上新系統(tǒng)之前這是很難協(xié)調(diào)和完成的事。”帶領(lǐng)參觀三元華冠生產(chǎn)廠和華冠數(shù)據(jù)信息中心時，陳燕勇告訴記者�！岸�現(xiàn)在的系統(tǒng)可根據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行直接配貨，生產(chǎn)和銷售的信息溝通可以無縫銜接，生產(chǎn)廠可以即時了解訂貨的數(shù)量和品種，物流方面什么時間提貨，拿什么樣的貨，所有這些都可以信息共享，前端生產(chǎn)和后端物流都能有序進(jìn)行。”現(xiàn)在，三元華冠生產(chǎn)廠日產(chǎn)量已達(dá)16噸，較之前成倍增長。
最后，輪到擁有話語權(quán)的消費(fèi)者們用腳投票了，哪種產(chǎn)品最實(shí)惠——這是促銷管理問題。乳業(yè)消費(fèi)品的促銷每天都在發(fā)生，企業(yè)必須時刻了解贈品的流向和數(shù)量，才能花最少的錢達(dá)到最佳的效果。銷售經(jīng)理需要盡快了解到前一天的促銷報表分析，了解競爭對手在做什么，通過分析來調(diào)整自己的促銷策略。
三元在促銷管理中實(shí)現(xiàn)了多種模式，如A贈A、A贈B C、分量促銷、贈品隨貨同行、贈品后行等等，三元工作人員只需根據(jù)不同的促銷模式，輸入相應(yīng)的條件要求，就可以使贈品量在系統(tǒng)里有準(zhǔn)確的體現(xiàn)。通過信息系統(tǒng)的支撐，促銷品就可以準(zhǔn)確的配送到批發(fā)、商超等各個渠道的終端網(wǎng)點(diǎn)，渠道也能更加切合實(shí)際地根據(jù)區(qū)域和主打產(chǎn)品的市場情況進(jìn)行促銷活動。
陽光未來？
“誰都期望到達(dá)客戶手里的是自己最為得意的產(chǎn)品。”談及三元營運(yùn)中心未來需要的IT技術(shù)支撐，王丹告訴記者，“我們考慮未來對產(chǎn)品進(jìn)行條碼管理，讓產(chǎn)品從生產(chǎn)到入庫再到出庫所有信息都在條碼里有所反應(yīng)，這樣我們的管理就更加精細(xì)了。”
同時，三元也希望將來信息系統(tǒng)可以幫助三元有效地規(guī)避風(fēng)險，比如可以制定新的訂貨規(guī)則，使客戶按照產(chǎn)品的生產(chǎn)周期去訂貨。兩天生產(chǎn)周期的乳品，可以接受客戶提前兩天訂貨�！皩�客戶而言，提前訂貨可以百分之百地保證貨源；對于三元，這則意味著庫存管理的更加完善�！蓖醯け硎�。
作為三元財(cái)務(wù)總監(jiān)的楊慶貴，還有另外一個擔(dān)心，上了ERP系統(tǒng)的三元，未來會不會因?yàn)閷ο到y(tǒng)的過分依賴，造成某種程度的管理僵化？他向記者透露，自己已經(jīng)建議在三元內(nèi)部成立一個常設(shè)機(jī)構(gòu)，指定專門的人員時刻關(guān)注資產(chǎn)和業(yè)務(wù)的變化，同時與神州數(shù)碼ERP的顧問保持一個暢通的聯(lián)系，應(yīng)對隨時可能發(fā)生的變化。
態(tài)度決定一切，三元對于信息化的投入，也成為三元擺脫老國企形象的標(biāo)志。自2004年底開始，開放的北京市場接納了來自不同地域的各種同類產(chǎn)品，消費(fèi)者選擇多了，企業(yè)在市場的競爭也就更加激烈。市場的擴(kuò)充變得異常艱難。2006年，伊利的主營業(yè)務(wù)已經(jīng)達(dá)到163.39億元，緊隨其后的蒙牛乳業(yè)也達(dá)到162.46億元人民幣。和當(dāng)年的后生、現(xiàn)在乳業(yè)世界的對手們相比，三元和他們顯然有一定的差距。如何站穩(wěn)腳跟，為日后的反擊奠定基礎(chǔ)？三元的高層們在思考這個問題。而利用信息化提高效率、降低成本則是這些千頭萬緒中最重要的一步�，F(xiàn)代市場，競爭也意味著進(jìn)步！相信擁有堅(jiān)定信念的三元，會在現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的支持下更大的發(fā)展！