一、中港運(yùn)輸OP人員對(duì)客戶提供資料的驗(yàn)證
由OP人員對(duì)上述所涉及的文件進(jìn)行仔細(xì)審核，審核其內(nèi)容是否正確，必要文件是否齊全。如OP發(fā)現(xiàn)單據(jù)存在問題，應(yīng)立即通知業(yè)務(wù)員，要求客戶作出相應(yīng)修改。審核合格後，安排提貨、拖車、報(bào)關(guān)等事宜
二、中港運(yùn)輸所涉及的文件
a.業(yè)務(wù)聯(lián)系單(經(jīng)經(jīng)理進(jìn)行運(yùn)價(jià)評(píng)審後簽字的)
b.客戶委托書(應(yīng)有委載方的公司章,老客戶可針對(duì)不同情況後補(bǔ))
c.客戶的報(bào)關(guān)資料(若代客戶報(bào)關(guān))
d.派車單、司機(jī)資料及其他必要的單據(jù)
三、中港運(yùn)輸操作流程
a. 出口業(yè)務(wù)
1) OP根據(jù)業(yè)務(wù)聯(lián)系單及客戶提供的運(yùn)輸委托書安排粵港運(yùn)輸車輛，提供相關(guān)資料給客戶核對(duì)裝貨及報(bào)關(guān)。司機(jī)資料包括以下內(nèi)容: 司機(jī)姓名、海關(guān)編號(hào)、大陸車牌、香港車牌、IC卡號(hào)、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機(jī)構(gòu)代碼、捆綁電話及傳真、櫃型及櫃號(hào)、拖架型號(hào)及重量，若封關(guān)則要注明封關(guān)行走口岸并通知司機(jī).
2) OP按照客戶填寫派車單并注明裝貨地點(diǎn)、車型、裝貨時(shí)間、聯(lián)系人及電話、報(bào)關(guān)方式及海關(guān)、報(bào)關(guān)員聯(lián)系電話、香港入口報(bào)關(guān)公司及地址, 卸貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、電話及其他要求. 若爲(wèi)本港車輛過車派送則要傳真來大陸的司機(jī)資料、入倉單及交貨地址給香港公司負(fù)責(zé)人, 并注明交貨最後時(shí)間, 派送的先後秩序.
3) OP要追蹤司機(jī)準(zhǔn)時(shí)到廠裝貨及客戶報(bào)關(guān)事宜, 并提供報(bào)關(guān)單據(jù)給司機(jī)通關(guān). 若在運(yùn)輸過程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車、因路況塞車而不能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)等)務(wù)必要第一時(shí)間通知客戶.
4） OP追蹤車輛報(bào)關(guān)情況, 并通知香港公司負(fù)責(zé)人車輛預(yù)計(jì)到港過車時(shí)間. 車輛到港過車若有異常狀況(如數(shù)量與客人提供不相符、包裝損傷、文件不齊全等)要與客戶確認(rèn)無誤後方可交貨。
5) OP在規(guī)定交貨時(shí)間前確認(rèn)交貨及簽收情況. 提供相關(guān)費(fèi)用單據(jù)及貨物簽收單、MATE紙給客戶(MATE三天內(nèi)寄給客戶). 若客戶自已清關(guān)則要及時(shí)提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關(guān)則要傳真給清關(guān)公司及時(shí)辦理.
c.碼頭櫃出口業(yè)務(wù)
1)OP根據(jù)業(yè)務(wù)聯(lián)系單、客戶提供的運(yùn)輸委托書及S/O安排粵港運(yùn)輸車輛，同時(shí)填寫派車單并注明裝貨地點(diǎn)、車型、裝貨時(shí)間、聯(lián)系人及電話、報(bào)關(guān)方式及海關(guān)、報(bào)關(guān)員聯(lián)系電話、香港入口報(bào)關(guān)公司及地址, 卸貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、電話、截關(guān)時(shí)間及其他要求，附S/O轉(zhuǎn)文件或約櫃。
2)OP在客戶要求裝貨時(shí)間的前一天提供相關(guān)資料給客戶核對(duì)裝貨及報(bào)關(guān)。司機(jī)資料包括以下內(nèi)容: 司機(jī)姓名、海關(guān)編號(hào)、大陸車牌、香港車牌、IC卡號(hào)、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機(jī)構(gòu)代碼、捆綁電話及傳真、櫃型及櫃號(hào)、船公司封條號(hào)碼、拖架型號(hào)及重量，若封關(guān)則要注明封關(guān)行走口岸并通知司機(jī).
3) OP要追蹤司機(jī)準(zhǔn)時(shí)到廠裝貨及客戶報(bào)關(guān)事宜, 并提供報(bào)關(guān)單據(jù)給司機(jī)通關(guān). 若在運(yùn)輸過程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車、因路況塞車而不能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)等)務(wù)必要第一時(shí)間通知客戶.
4） OP及時(shí)還櫃情況. 提供相關(guān)費(fèi)用單據(jù)及貨物簽收單、MATE紙給客戶(MATE三天內(nèi)寄給客戶). 若客戶自已清關(guān)則要及時(shí)提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關(guān)則要傳真給清關(guān)公司及時(shí)辦理.
b. 進(jìn)口業(yè)務(wù)
1) OP根據(jù)業(yè)務(wù)聯(lián)系單及客戶提供的運(yùn)輸委托書安排本港運(yùn)輸車輛或粵港運(yùn)輸車輛，提供相關(guān)資料給客戶做提貨委拖書及預(yù)報(bào)關(guān)。司機(jī)資料包括以下內(nèi)容: 司機(jī)姓名、海關(guān)編號(hào)、大陸車牌、香港車牌、IC卡號(hào)、大陸電話、香港電話、噸位、牌頭、組織機(jī)構(gòu)代碼、身份證號(hào)碼、捆綁電話及傳真、櫃型及櫃號(hào)、拖架型號(hào)及重量，粵港運(yùn)輸車輛要注明行走口岸.
2) OP按照客戶填寫派車單并注明提貨地點(diǎn)、車型、提貨時(shí)間、聯(lián)系人及電話、報(bào)關(guān)方式及口岸、香港出口報(bào)關(guān)公司及地址, 卸貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、電話及其他要求，同時(shí)附傳提貨單，代墊提貨費(fèi)用單. 若爲(wèi)本港車輛提貨則要提供來大陸的司機(jī)資料給香港公司負(fù)責(zé)人以便確認(rèn)過車.
3) OP要追蹤客戶報(bào)關(guān)情況和司機(jī)裝貨事宜, 并提供報(bào)關(guān)單據(jù)給司機(jī)通關(guān). 若在運(yùn)輸過程中有任何異常狀況(如通關(guān)查車、因路況塞車而不能準(zhǔn)時(shí)到達(dá)等)務(wù)必要第一時(shí)間通知客戶.
4） OP追蹤車輛到客戶指定卸貨地點(diǎn), 并確認(rèn)貨物簽收情況. 提供相關(guān)費(fèi)用單據(jù)及貨物簽收單給客戶, 若客戶自已清關(guān)則要及時(shí)提供載貨清單給客戶, 若由我司代理清關(guān)則要及時(shí)傳真清關(guān)公司及時(shí)辦理.
四、費(fèi)用的輸入
OP在操作完一票業(yè)務(wù)後，應(yīng)即時(shí)進(jìn)入FMS輸入相應(yīng)的費(fèi)用，并當(dāng)天制做INVOICE，同時(shí)打印此票FMS的費(fèi)用結(jié)算單并請(qǐng)相關(guān)人員簽字交經(jīng)理簽字，經(jīng)理簽字後直接交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)收到費(fèi)用結(jié)算單以此作爲(wèi)收付款依據(jù)并督促相關(guān)人員收款并制作付費(fèi)申請(qǐng)及墊付申請(qǐng)，費(fèi)用結(jié)算單一經(jīng)交到財(cái)務(wù)，任何人不能隨意更改FMS裏的數(shù)據(jù)，如因客觀原因造成費(fèi)用變動(dòng)的，OP或業(yè)務(wù)員應(yīng)到財(cái)務(wù)找出該單的費(fèi)用結(jié)算單并在費(fèi)用結(jié)算單上寫上修改的原因及結(jié)果報(bào)經(jīng)理審批，經(jīng)理同意簽字後交回財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)修改系統(tǒng)并打印新的費(fèi)用結(jié)算單連同舊單一并保存。
五、新客戶MATE紙發(fā)放
a. OP收到香港公司寄回的MATE紙訂確認(rèn)無誤後，將MATE紙正本複印并將複印件注明工作號(hào)交給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)應(yīng)審查此票費(fèi)用是否已全部收齊，如已收齊，應(yīng)在複印件背面簽字交回OP，寄給客戶.
b. 對(duì)于核銷單、退稅單等海關(guān)轉(zhuǎn)出的單據(jù)，OP收到後，應(yīng)及時(shí)在報(bào)關(guān)單據(jù)收發(fā)領(lǐng)取記錄本上登記并同時(shí)複印將複印件注明工作號(hào)交給財(cái)務(wù)核查是否收齊費(fèi)用，如已收齊所有費(fèi)用，財(cái)務(wù)應(yīng)及時(shí)在複印件上簽字確認(rèn)交回OP，對(duì)于未收款的核銷退稅單，原則上不能退還客戶，特殊情況需經(jīng)經(jīng)理簽字後放可放單，并要求客戶在報(bào)關(guān)單據(jù)收發(fā)領(lǐng)取記錄本上簽字或登記快遞單號(hào)及寄出日期。
六、中港運(yùn)輸文件歸檔
OP應(yīng)對(duì)每一票已操作完畢的業(yè)務(wù)進(jìn)行文件整理（包括費(fèi)用結(jié)算單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、客戶委托單、MATE紙複印件、派車單、 INVOICE、貨物簽收單已及各種簽收憑據(jù)、其他必須保存的資料），交專人統(tǒng)一按年月及工作單按順序歸檔，重要資料不能用傳真件存檔
