I、客戶服務(wù)
一、訂艙
1． 客戶向我司訂艙的
2． 客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：
1）托運(yùn)人/發(fā)貨人2）船公司/船名/航次或船期3）起運(yùn)港4）目的港/中轉(zhuǎn)港5）貨名6）柜型、柜量7）運(yùn)價(jià)8）托運(yùn)人的簽字、蓋章
3． 客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對(duì)運(yùn)價(jià)是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認(rèn), 待SALES前往公司再補(bǔ)簽字確認(rèn))。向訂艙時(shí)，需先在各船公司專用臺(tái)帳上自編S/O號(hào)。4． 訂艙單發(fā)出后，客服人員應(yīng)主動(dòng)向船公司確認(rèn)艙位，并將船公司傳回的訂艙確認(rèn)單第一時(shí)間傳給客戶，訂艙確認(rèn)上面的訂艙號(hào)與船名、航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。
5． 訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時(shí)將資料輸入電腦，具體步驟如下：
1） 新建委托 – 輸入托運(yùn)人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。
2） 工作號(hào)，并按各業(yè)務(wù)員創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)，比如“客戶服務(wù)”以KF開頭。
3） 輸入費(fèi)用明細(xì) - 主要是應(yīng)收費(fèi)用。
4） 訂艙確認(rèn) – 輸入訂艙號(hào)。
輸入電腦時(shí)，應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一律采用V。XXX的格式）、開船日期。
6． 操作臺(tái)帳應(yīng)該認(rèn)真、完整地填寫，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1） 托運(yùn)人應(yīng)與訂艙單上的托運(yùn)人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人；
2） 費(fèi)用明細(xì)應(yīng)仔細(xì)填寫，“應(yīng)收”為向客戶收取費(fèi)用；“應(yīng)付”為由我公司支付的費(fèi)用；運(yùn)費(fèi)到付的需填寫在“到付”欄，各種費(fèi)用應(yīng)分項(xiàng)列明；向客戶收取的費(fèi)用為ALL IN時(shí)，須注明包含哪些費(fèi)用；免文件、電放費(fèi)用的需由公司領(lǐng)導(dǎo)在臺(tái)帳上簽字確認(rèn)；
3） 需由我司目的港代理代收運(yùn)費(fèi)的，須在臺(tái)帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn))；
4） 客戶需倒簽、順簽、預(yù)借提單的，須由SALES在臺(tái)帳上特殊事項(xiàng)一欄注明申請(qǐng)，由操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；
5） 訂艙號(hào)、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫；
6） 客服人員應(yīng)在臺(tái)帳上相應(yīng)位置簽字。
7． 客服按業(yè)務(wù)員設(shè)立登記臺(tái)帳，客服需在訂艙當(dāng)日內(nèi)將客戶名稱、訂艙號(hào)、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務(wù)編號(hào)登記在臺(tái)帳上，以便統(tǒng)計(jì)查詢。
二、拖車、報(bào)關(guān)
1． 出書面申請(qǐng)，公司批準(zhǔn)后方能安排。
2． 安排拖車前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)。
3． 安排拖車時(shí)，需向拖車行發(fā)出書面委托，寫明裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、協(xié)議價(jià)格、S/O NBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車登記臺(tái)帳上登記以訂艙確認(rèn)后，根據(jù)客戶的要求安排拖車與報(bào)關(guān)。需嚴(yán)格按照公司公布的拖車行、報(bào)關(guān)行列表及相應(yīng)價(jià)格進(jìn)行安排。對(duì)個(gè)別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點(diǎn)及費(fèi)用等。
4． 應(yīng)至少提前半天時(shí)間向拖車行下委托，以便拖車行有時(shí)間打單、安排。
5． 委托后，客服應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)，并報(bào)給工廠。
6． 客服應(yīng)叮囑車行按要求時(shí)間抵達(dá)裝貨地點(diǎn)，否則由此引起的押車費(fèi)等損失由車行承擔(dān)。
7． 一般貿(mào)易在深圳清關(guān)的可不需司機(jī)本，若是轉(zhuǎn)關(guān)的貨柜一定要求車行帶司機(jī)本前往，可委托車行代辦轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)。
8． 安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時(shí)間，是否需要預(yù)冷，及通風(fēng)口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗(yàn)及相應(yīng)安排。
9． 如客戶要求凍柜需代發(fā)電機(jī)的，應(yīng)安排有帶發(fā)電機(jī)的拖車公司拖柜。
10． 在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委托各碼頭的貨運(yùn)站辦理卸車、裝箱、還柜等事項(xiàng)。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲(chǔ)。
11． 在給貨運(yùn)站的委托書中需注明提空柜時(shí)間，可事先與客戶確認(rèn)貨到站時(shí)間以便決定是通知倉庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產(chǎn)生還空費(fèi)用。
12． 安排報(bào)關(guān)時(shí)，需將退稅聯(lián)等重要報(bào)關(guān)文件在報(bào)關(guān)臺(tái)帳上作登記，由報(bào)關(guān)行簽收。在收到由報(bào)關(guān)行退回的退稅聯(lián)后，應(yīng)立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀(jì)錄。
三、其他
1． 如由我司安排拖車、報(bào)關(guān)的，客服人員應(yīng)在船公司的免堆期內(nèi)安排拖柜還場(chǎng)，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并在臺(tái)帳上登記。
2． 客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認(rèn)，在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。
3． 客服收到財(cái)務(wù)打印出來的DEBIT NOTE，與電腦資料核對(duì)無誤后，立即傳真給客戶�？蛻粜栝_稅務(wù)發(fā)票的，須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡妫瑢懨靼l(fā)票抬頭及金額、幣種。 4． 對(duì)由客戶自拖自報(bào)的，客服人員須至少于結(jié)關(guān)前一天與客戶確認(rèn)是否已做柜。如已做柜，將箱號(hào)登記在臺(tái)帳上，即可將臺(tái)帳立即交文件組。
5． 對(duì)由我司安排拖車報(bào)關(guān)的，客服在與報(bào)關(guān)行確認(rèn)放行后，即可將臺(tái)帳交文件組。
II、文件
1． 文件組收到船公司的LOADING LIST 后，與臺(tái)帳核對(duì)，已經(jīng)裝上船的，應(yīng)立即向客戶催要補(bǔ)料。
2． 文件組需核對(duì)船公司的LOADING LIST 及費(fèi)用清單，如有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租的，而客服尚未確認(rèn)的，應(yīng)立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并在臺(tái)帳上登記。
3． 文件員根據(jù)客戶提供的補(bǔ)料，先與客戶核對(duì)清楚后再向船公司提供補(bǔ)料，爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)將提單資料核對(duì)清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)HB/L或MB/L。
