1、外運公司每月定期發(fā)布出口船期表，表內列明航線、船名、國籍、抵港日期、沿途�？扛劭�、截止收單期、受載日期、開航日期等，供外貿公司作為租船訂艙的參考。

　　2、外貿公司根據船期表，結合貨物出運分析表要求，填寫托運單，一式七份（其中第三聯、第四聯分別作裝船單和大副收據），連同提取貨物的出倉單，在截止收單期前送外運公司，作為訂艙依據。

　　托運單是指托運人根據貿易合同和信用證條款內容填寫的向承運人或其代理人辦理貨物托運的單證，它又稱為訂艙委托書，其內容有托運人、船名、目的港、貨名、標記、件數、重量等，為承運人貨其代理配載提供參考。

　　3、外運公司收到托運單后，會同中國外輪代理公司或中國遠洋運輸公司，或中國租船公司，根據配載原則，結合船期、貨物性質、貨運數量、目的港等條件進行考慮，認為合適可以接受后，在托運單上簽章，退回托運人一份。此時，訂艙手續(xù)即告完成，運輸合同業(yè)已成立。

　　4、船舶和艙位確定后，外運公司將托運單一聯交外輪代理公司簽發(fā)裝貨單（見式樣9-4）。裝貨單俗稱下貨紙，它是船公司或其代理人在接受托運人提出的托運申請后，發(fā)給托運人或貨運代理人的憑證，同時也是命令船長將單上貨物裝船的單證。托運人還須憑以向海關辦理出口貨物申報手續(xù)，海關憑以驗放貨物。

　　5、出口貨物數量較大，需要整理或整艙裝運的，或需要用專門艙位的貨物，如冷藏艙、通風艙、油艙、散載艙等，應事先與外運公司洽商，以銜接裝運船只。

　　6、貨物裝船后，船長或大副便簽發(fā)收貨單（見式樣9-5），即大副收據。托運人憑收貨單向外輪代理公司交付運費并換取正式提單。收貨單上如有大副批注，則在換取提單時，將該項大副批注轉注在提單上。