在空運(yùn)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)接到客戶由于貨物發(fā)生延誤或遺失而向貨運(yùn)代理提起的索賠要求，索賠事宜不能得以及時(shí)妥善處理將嚴(yán)重影響與客戶的關(guān)系，甚至失去客戶，但在處理過(guò)程中，貨運(yùn)代理的利益往往與客戶的利益或要求相矛盾的，解決矛盾就成處理索賠的關(guān)鍵。
因此，首先應(yīng)該明確那些索賠是貨運(yùn)代理的受理范圍內(nèi)。
按照《華沙公約》和《海牙議定書》規(guī)定，由IATA統(tǒng)一制訂并印在航空運(yùn)單的運(yùn)輸契約第二十條指出，運(yùn)單中指明的收獲人遇到下列情況時(shí)必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向承運(yùn)人作出書面投訴，超過(guò)規(guī)定期限未作出書面投訴，即被視為是自動(dòng)放棄了應(yīng)享有的權(quán)利。
1.第十三條(3) 規(guī)定：“如果承運(yùn)人承認(rèn)貨物已經(jīng)遺失或貨物在應(yīng)該到達(dá)的日期七天后尚未到達(dá)，收貨人有權(quán)向承運(yùn)人行使運(yùn)輸合同所賦予的權(quán)利。”
2.第二十六條(1)規(guī)定：“除非有相反的證據(jù)，如果收件人在收受貨物時(shí)沒有異議，就被認(rèn)為行李或貨物已經(jīng)完好地交付，并和運(yùn)輸憑證相符。”(2)規(guī)定：“如果有損壞情況，收件人應(yīng)按在發(fā)現(xiàn)損壞后，立即向承運(yùn)人提起異議，最遲應(yīng)在貨物收到后七天提出，如果有延誤，最遲應(yīng)該在貨物交由收件人支配之日起十四天內(nèi)提出異議。
3.第十二條(4)及十三條規(guī)定：“收貨人一旦接受航空運(yùn)單并提取貨物后，托運(yùn)人對(duì)貨物的處置權(quán)即告終止，”此時(shí)只能由收貨人行使向承運(yùn)人投訴，提出索賠的要求的權(quán)利；“但是如果收貨人拒絕接受貨運(yùn)單或貨物，或無(wú)法同收貨人聯(lián)系，托運(yùn)人就恢復(fù)他對(duì)貨物的處置權(quán)。”即只有在此種情況下托運(yùn)人才能有權(quán)向承運(yùn)提出投訴與索賠。而目前貨運(yùn)代理所遇到的通常都是收貨人提取貨物后再由托運(yùn)人向貨運(yùn)代理轉(zhuǎn)達(dá)的口頭或書面投訴，在這種情況下，貨運(yùn)代理應(yīng)當(dāng)拒絕受理，以免最終解決不了實(shí)際問(wèn)題，反而延誤了規(guī)定的索賠期限。這一點(diǎn)很重要。
其次，要處理好兩個(gè)關(guān)系：
1.國(guó)際貿(mào)易與國(guó)際貨物運(yùn)輸?shù)年P(guān)系。國(guó)際運(yùn)輸是國(guó)際貿(mào)易過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)之一，產(chǎn)生直接的影響。但就其索賠程序來(lái)說(shuō)，與貿(mào)易索賠程序是分開的，具有獨(dú)立性，因?yàn)樗麄円姆梢罁?jù)是不同的，是各自獨(dú)立的，貨運(yùn)代理在處理索賠時(shí)經(jīng)常會(huì)收到托運(yùn)人以“收貨人在收到貨后，發(fā)現(xiàn)貨損，貨物延誤等理由拒付托運(yùn)部分或全部的貨款，或取消今后的訂單等”為由，向貨運(yùn)代理提出部分或全部的貿(mào)易損失。這實(shí)質(zhì)上是一種貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)嫁，貨運(yùn)代理應(yīng)該要求托運(yùn)人用運(yùn)“國(guó)際貿(mào)易法”的法律來(lái)保護(hù)其自身的利益。即使托運(yùn)人或收貨人合法享有向?qū)Ψ教崞鹳Q(mào)易索賠的權(quán)利，也不應(yīng)該將空運(yùn)索賠的解決作為解決貿(mào)易問(wèn)題的前提，并以此向貨運(yùn)代理提出非索賠范圍內(nèi)的要求。兩者本不適用同一法律范疇，托運(yùn)人在航空貨運(yùn)中的權(quán)利并不影響有關(guān)貿(mào)易法規(guī)定中的權(quán)利的，兩者可以同時(shí)進(jìn)行，或先行處理貿(mào)易索賠。
2.運(yùn)費(fèi)的收取與索賠的關(guān)系，運(yùn)費(fèi)是托運(yùn)人托運(yùn)貨物時(shí)應(yīng)當(dāng)支付給承運(yùn)人或承運(yùn)代理人的費(fèi)用，這是事前的行為與責(zé)任，而索賠是在貨物運(yùn)輸過(guò)程中，或貨物到達(dá)目的地后的事后的行為與權(quán)利的要求，托運(yùn)人將受到國(guó)際航空運(yùn)輸法有關(guān)規(guī)定的合理保護(hù)，若托運(yùn)人以索賠未成未解決為由，拒付貨運(yùn)代理運(yùn)費(fèi)是沒有依據(jù)的。
