為了搞好出口單證工作，進(jìn)一步提高單證質(zhì)量，及時(shí)出運(yùn)，安全收匯，特別規(guī)范進(jìn)出口企業(yè)出口單證要求。
一、出口單證總要求：?jiǎn)巫C，包括信用證，合同、出庫(kù)單、分析單、托單、報(bào)關(guān)單、提單、發(fā)展、裝箱單、保單、產(chǎn)地證等。各類單證均應(yīng)作到完整、準(zhǔn)確、清晰、一致、及時(shí)。
二、外銷員是信用證的主要責(zé)任審核者。收證后應(yīng)嚴(yán)格對(duì)照合同審核信用證上所有文字（包括印章），以確定其接受或不接受、修改或不修改。若不接受，必須在收證后三個(gè)工作日內(nèi)向銀行提出；若需修改，應(yīng)盡快爭(zhēng)取一次性向開證申請(qǐng)人提出。
三、外銷員提供的合同副本或影印件應(yīng)與L/C一致，表面要清楚。分批出運(yùn)的每次都應(yīng)中心提供合同副本或影印件。
四、業(yè)務(wù)部門提供的出庫(kù)單貨號(hào)、品名、規(guī)格、包裝形式要符合實(shí)際，數(shù)量單位要準(zhǔn)確，發(fā)運(yùn)點(diǎn)要填寫清楚，期貨要注明貨妥日期。
五、外銷員提供的分析單（明細(xì)表）是信用證、合同、出庫(kù)單的綜合單證，應(yīng)填寫規(guī)范、正確。分析單應(yīng)符合以下要求：
1、分析單上提單抬頭人和通知人應(yīng)嚴(yán)格按L/C對(duì)提單的指標(biāo)打。如果抬頭人、通知人地址很長(zhǎng)、想借助于開證行及/或收貨人作為提單抬頭人及/或通知人時(shí)，應(yīng)保證前者內(nèi)容與L/C上提單指標(biāo)內(nèi)容一致，文字上可使用“THEBANK”及/或“THEBUYER”字樣。若抬頭人及/或通知人欄內(nèi)打不下名稱地址，可用引出符號(hào)在分析單空白處加全，需要提供電話號(hào)碼的應(yīng)提供正確。需要寄送函件的應(yīng)在“本公司注意事項(xiàng)”欄內(nèi)注明并提供詳細(xì)地址。
2、運(yùn)費(fèi)要求嚴(yán)格按實(shí)際填寫，“預(yù)付（PREPAID）”或“到付（COLLECT）”均需填寫正確。
3、分析單右上角部分應(yīng)嚴(yán)格按照L/C和合同填寫，“起運(yùn)港”要特別注意填寫清楚。裝效期欄內(nèi)，雙到期者可將裝期提前，但必須注意與效期之間的間隔。也可打?qū)嶋H裝、效期，但應(yīng)在《外運(yùn)欄》注明“請(qǐng)注意雙到期”。
4、嘜頭一定要確保正確、完整、清晰，并與處庫(kù)單嘜頭一致，不能涂改。三個(gè)以上（不包括三個(gè)）嘜頭，除將原分析單上貼上嘜頭外，還要另加附頁(yè)3-5張，L/C規(guī)定嘜頭要嚴(yán)格照辦，并在嘜頭下方注明“/L/C指定嘜頭”。
5、品名必須與L/C規(guī)定嚴(yán)格一致。三個(gè)以上品名可打貨物統(tǒng)稱或簡(jiǎn)稱，但不要與L/C抵觸，英文品名要加注中文，第三國(guó)文字要加注中文和英文。
6、“件數(shù)及包裝式樣”欄要按貨物實(shí)際包裝填寫，兩種以上包裝應(yīng)逐項(xiàng)填明，個(gè)位數(shù)對(duì)個(gè)位數(shù)，十位數(shù)對(duì)十位數(shù)，橫線下面列明“**PACKAGES”。托盤包裝要打上“**PALLETS（S。T。C。**。。。）”要打上每一托盤的長(zhǎng)*寬*高和毛凈重，并需提供兩個(gè)毛重，兩個(gè)體積。超長(zhǎng)、超重貨物要注在分析單上。
7、“數(shù)量“欄要在計(jì)算準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，打明計(jì)量單位，如PCS、DOZ、SET、GROSS、YARD等。
8、毛、凈重以公斤計(jì)算。屬海運(yùn)者，小數(shù)點(diǎn)后面四舍五入，精確到整數(shù)。有些貨物如以“噸（TON）”為單位，應(yīng)加寫“TON”并將印就的“公斤（KGS）”字樣刪區(qū)。
9、價(jià)格條件要按L/C要求制，并使L/C、合約、分析單三者一致，總價(jià)要計(jì)算準(zhǔn)確，幣別要特別注意。
10、總體積在計(jì)算準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上精確到小數(shù)點(diǎn)后面三位數(shù)。
11、“單據(jù)”欄要嚴(yán)格按照L/C要求填寫，特別要注意有些L/C上對(duì)單據(jù)分?jǐn)?shù)的總規(guī)定。如“FOLLOWING、DOCUMENTS、EACH、INQUADRUPLICATE”，那么，海運(yùn)提單必須保證4份。一般情況下，海運(yùn)提單3份。陸、空運(yùn)提單1份，其他單據(jù)除L/C規(guī)定外，一般給銀行2份（裝運(yùn)電除外），客戶單據(jù)除L/C規(guī)定的寄單證明中要求的份數(shù)要嚴(yán)格照打外，一般只給一份發(fā)票副本。如果L/C要求提供“單據(jù)”欄所列名稱以外單據(jù)時(shí)，可在空白欄內(nèi)加列要求。
12、L/C要求發(fā)貨運(yùn)電和C&F成交的D/P、D/A者，應(yīng)給銀行和客戶各一份裝船電信，并在“外運(yùn)外輪注意事項(xiàng)”欄（以下簡(jiǎn)稱“外運(yùn)”欄）內(nèi)說明：（1）電掛號(hào)（包括城市和國(guó)名）；（2）電抄結(jié)匯。其他情況發(fā)電者。在客戶欄內(nèi)填上電報(bào)一份并提供電掛，可不必加注“電抄結(jié)匯”。 13、L/C要求提供運(yùn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)清單（或類似證明）或提單注明運(yùn)費(fèi)者，應(yīng)在“外運(yùn)“欄單獨(dú)注明，不得有誤。要求提供運(yùn)費(fèi)清單（或類似證明）者，還需在銀行單據(jù)欄內(nèi)單獨(dú)列出要求。需要海關(guān)發(fā)票者，一律寫上”提供運(yùn)費(fèi)。
14、集裝箱裝運(yùn)時(shí)，如整箱出運(yùn)，分析單應(yīng)注明FCL。
15、如屬領(lǐng)證商品，要在分析單上注明出口許可證號(hào)和相應(yīng)的和約號(hào)、金額及存放地點(diǎn)。屬法定商檢商品應(yīng)在分析單上加蓋“法定檢驗(yàn)商品”印章。
16、L/C規(guī)定的運(yùn)輸條款和特殊要求，需運(yùn)輸部門配合的，諸如：要求某公司的船和/或貨裝集裝箱和/或裝一整集裝箱和/或要求在**港轉(zhuǎn)船和或要求船公司提供各種證明等等，均應(yīng)在“外運(yùn)”欄清楚注明，并有中英文對(duì)照�！巴膺\(yùn)”欄不夠填寫的應(yīng)另打附頁(yè)（不少于5張）貼在分析單上。要求條理分明，并特別注意，上述要求應(yīng)相應(yīng)注明在拖單上。
17、要求本公司儲(chǔ)運(yùn)科和單證科配合或注意的要求，諸如：寄單給**客戶或中間商和/或L/C正本在**卷內(nèi)和/或發(fā)票注明**條款等等，應(yīng)在“本公司注意事項(xiàng)”欄內(nèi)明白寫出，注意條理分明。
18、匯付傭金，應(yīng)在收款人詳細(xì)名稱和地址、傭金比例及金額在“中間商”欄內(nèi)明白、準(zhǔn)確打明，印制要正確。不付傭金也應(yīng)用符號(hào)說明。
19、保險(xiǎn)險(xiǎn)別要齊全，賠款地點(diǎn)除L/C指明者外，一般在目的港。
20、對(duì)多點(diǎn)集港的一批貨物，要將每個(gè)儲(chǔ)存點(diǎn)貨物的包裝件數(shù)、包裝形式、毛重和體積小計(jì)后填在分析單上。
六、需G、S、P、產(chǎn)地證的單據(jù)，應(yīng)填制《普惠制產(chǎn)地證申請(qǐng)表》放如卷宗。特殊要求應(yīng)填寫在該表的“特殊要求“欄內(nèi)，以便商檢局辦理好出單手續(xù)。
七、投保申請(qǐng)書一式兩份，必須嚴(yán)格按照L/C上對(duì)保險(xiǎn)的要求填寫，投保單上未列明的險(xiǎn)別，應(yīng)加注在“其他特別條款”欄內(nèi)。L/C上指明的抬頭人應(yīng)填寫正確，不得遺漏。
八、《出口收匯核銷單》連同其他托運(yùn)單證一起放在卷宗內(nèi)，托運(yùn)時(shí)將《出口收匯核銷單》連同其他托運(yùn)單證提供給外運(yùn)部門。港口通關(guān)后由外運(yùn)公司將核銷單同報(bào)關(guān)單一起退回各進(jìn)出口公司。
九、報(bào)關(guān)單上內(nèi)容必須與分析單、托單一致，應(yīng)填欄目應(yīng)完整填寫，特別要注意合同號(hào)、海關(guān)統(tǒng)計(jì)號(hào)、CIF價(jià)格和FOB價(jià)格填寫準(zhǔn)確。品名中英文必須相符。不同貿(mào)易性質(zhì)應(yīng)使用不同顏色的報(bào)關(guān)單，份數(shù)要符合需要（一般貿(mào)易白色報(bào)關(guān)單三白一黃，進(jìn)料加工紅色五紅一黃，來(lái)料加工蘭色一式五份，補(bǔ)償貿(mào)易五蘭一黃），凡有許可證、手冊(cè)、配額證的應(yīng)在備注欄內(nèi)填上號(hào)碼。
十、九聯(lián)托單、十聯(lián)集裝箱托單是港口出運(yùn)必不可少的重要單證，一定要與分析單相符。特別是嘜頭要清楚準(zhǔn)確，這是海關(guān)放行貨物的主要依據(jù)。毛重、尺碼是配艙（箱）和計(jì)算運(yùn)費(fèi)的主要依據(jù)，必須填寫無(wú)誤。
十一、陸運(yùn)托運(yùn)時(shí)，除提供分析單、報(bào)關(guān)單、出庫(kù)單等必要的單證外，還需加填托運(yùn)單一式兩份和〈聯(lián)運(yùn)出口貨物委托書〉一式五份，委托書內(nèi)容要填寫正確，委托單位要加蓋公章。
十二、空運(yùn)托運(yùn)時(shí)，除提供分析單、報(bào)關(guān)單、出庫(kù)單等必要單證外，還要填制中國(guó)民用航空總局〈國(guó)際貨物托運(yùn)書〉一式五份。收貨人姓名及地址要完全正確，重量要按實(shí)際填寫，不能虛報(bào)。
十三、發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)地證等結(jié)匯單據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格按照L/C填制，確保單單一致，單證一致，單據(jù)表面上與L/C相符。
十四、合同、訂單或形式發(fā)票，應(yīng)按L/C品名描述ASPER***要求提供，避免“不符點(diǎn)”的發(fā)生。
十五、凡一行送來(lái)的單證，應(yīng)裝訂好，全部隨卷宗托往儲(chǔ)運(yùn)單證科。L/C修改書按逆順序（4，3，2，1）排列在原證上面裝訂好。非銀行送來(lái)的合約、訂單或形式發(fā)票等不要同L/C裝訂在一起，避免混淆不清。
十六、分批出運(yùn)的L/C，每次托單均需將L/C正本和影印件一并放如卷宗內(nèi)。
十七、需匯付傭金/折讓時(shí)，要填制〈支付出口傭金/折讓登記表〉，隨卷宗托出。
十八、在非信用證出口的情況下，除提供必要的合同、出庫(kù)單、分析單外，還需填制〈無(wú)證出口登記表〉，注明結(jié)匯方式、簽署合同人名、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字等，匯付、電得需財(cái)務(wù)科（部）提供匯票副本或影印件。
十九、L/C項(xiàng)下的出口，中途變更出口收匯方式時(shí)，要填制〈出口收匯中途變更申請(qǐng)表〉隨卷宗托出，并隨付〈不符電/擔(dān)保申請(qǐng)書〉一式兩份。
二十、為控制和掌握單據(jù)流轉(zhuǎn)情況，以便事后分清責(zé)任，避免扯皮，卷宗上應(yīng)附〈單證工作流程表〉或類似表格一份，不同階段由各當(dāng)事人填寫并簽字。
二十一、對(duì)運(yùn)輸公司的要求：
1、各運(yùn)輸公司是進(jìn)出口公司的貨運(yùn)代理、接受托單后應(yīng)對(duì)貨主負(fù)責(zé)。認(rèn)真審核運(yùn)輸條款，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰的繕制各項(xiàng)運(yùn)輸單證。海運(yùn)提單、空運(yùn)提單、承運(yùn)收據(jù)日期不得遲于L/C的裝運(yùn)期，并在效期三天前交給托運(yùn)人。除非托運(yùn)人有明確指示，任何情況下提單、承運(yùn)收據(jù)、空運(yùn)運(yùn)單不得交給其他人。
2、各運(yùn)輸公司繕制的提單、承運(yùn)收據(jù)、鐵路運(yùn)單等要符合委托人等單證的要求，做到表面上與分析單要求一致。發(fā)現(xiàn)進(jìn)出口公司托運(yùn)單證上有誤，可與進(jìn)出口公司及時(shí)聯(lián)系，得到書面認(rèn)可后，方可更改，不得擅自做主。對(duì)委托人或銀行審核出來(lái)的單證差錯(cuò)應(yīng)積極采取措施，及時(shí)更改，確保議付。
3、各運(yùn)輸公司發(fā)現(xiàn)短裝后，應(yīng)立即通知各貨主單位，并盡量提供短裝貨物內(nèi)容，以便貨主及時(shí)更改結(jié)匯單據(jù)。
4、貨物裝船、車、機(jī)后，運(yùn)輸單位立即按委托人要求拍發(fā)起運(yùn)電報(bào)，并提供電抄副本供結(jié)匯使用。鐵路運(yùn)輸各發(fā)運(yùn)點(diǎn)應(yīng)在裝車后24小時(shí)內(nèi)分別給貨主、深圳外運(yùn)、江蘇駐深辦事處、省外運(yùn)公司拍發(fā)起運(yùn)電報(bào)。
二十二、各銀行、保險(xiǎn)公司、商檢局、貿(mào)促會(huì)等單位是外貿(mào)系統(tǒng)的協(xié)作部門，請(qǐng)密切配合、積極支持、嚴(yán)格把關(guān)、及時(shí)提供信息，幫助外貿(mào)企業(yè)做好單證工作。對(duì)發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)，請(qǐng)及時(shí)處理。對(duì)典型案例，及時(shí)綜合分析，以便提高外貿(mào)企業(yè)的單證素質(zhì)。
