長期以來，我國的國際貨運(yùn)代理一直處于船、貨之間，以中間人的身份提供服務(wù)，業(yè)務(wù)范圍僅局限于訂艙、報(bào)關(guān)、轉(zhuǎn)運(yùn)等簡單的環(huán)節(jié)性服務(wù)，并且在業(yè)務(wù)處理的方式上很單一，服務(wù)效率不高。隨著貨運(yùn)代理市場的發(fā)展和外國貨運(yùn)代理企業(yè)的進(jìn)入，這種經(jīng)營模式受到來自各方面的沖擊，使我國國際貨運(yùn)代理的發(fā)展存在服務(wù)方式單一、盈利來源狹窄、缺乏核心競爭能力等許多不足。

如何彌補(bǔ)上述不足和差距，近幾年中貨代企業(yè)都為之進(jìn)行了孜孜不倦地求解，取得了豐碩的成就，同時(shí)總結(jié)了可資借鑒的經(jīng)驗(yàn)。通過多家貨代企業(yè)的經(jīng)營實(shí)戰(zhàn)案例表明，高水平并且符合企業(yè)自身需求的信息化建設(shè)，對提高企業(yè)的規(guī)范化和秩序化，培植企業(yè)的核心競爭力，打破跨越式發(fā)展的瓶頸，提升客戶服務(wù)水平有著極其明顯的效果和幫助。多家貨代物流企業(yè)通過引進(jìn)系統(tǒng)化的管理系統(tǒng)，建立了企業(yè)發(fā)展再上臺(tái)階的堅(jiān)實(shí)平臺(tái)。加之業(yè)務(wù)不斷復(fù)雜化，于是不斷有貨代企業(yè)開始了信息化之旅，但什么樣的信息化工具和系統(tǒng)最適合貨代企業(yè)發(fā)展需要，貨代信息化包括哪些最核心的內(nèi)容，并不是所有貨代企業(yè)都清楚。只有走了一條正確的信息化之路，實(shí)施了最適合的信息化工具，也才可能滿足信息化建設(shè)的初衷。

業(yè)內(nèi)專家認(rèn)為，貨代企業(yè)在信息化建設(shè)中最適合的管理系統(tǒng)，必須具備這樣幾個(gè)條件：

　　一、清晰的管理流程

　　管理流程是企業(yè)為了規(guī)范管理業(yè)務(wù)作業(yè)而制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的操作流程。好的國際貨運(yùn)管理系統(tǒng)，必須能夠支持企業(yè)按照規(guī)范流程進(jìn)行管理和業(yè)務(wù)處理，而且企業(yè)能夠通過該系統(tǒng)的應(yīng)用加強(qiáng)這種科學(xué)管理，促進(jìn)管理水平和效率的提高，而目前國內(nèi)絕大部分國際貨運(yùn)管理軟件僅僅停留在單據(jù)打印和簡單的費(fèi)用錄入、收付統(tǒng)計(jì)。這些軟件系統(tǒng)不可能對公司管理流程進(jìn)行清晰的定義，根本談不上按照科學(xué)的流程協(xié)助企業(yè)加強(qiáng)管理，這樣的系統(tǒng)當(dāng)然也不可能使國際貨運(yùn)代理企業(yè)高速發(fā)展。

在貨代企業(yè)管理流程的優(yōu)化上，也經(jīng)歷了從軟件到平臺(tái)、從零散到集成統(tǒng)一這樣的過程，最終孵化出的“貨代大掌柜”通過功能的集成化及一站式解決方案的落實(shí)，在企業(yè)的業(yè)務(wù)處理和內(nèi)部管理流程上擁有了卓越的表現(xiàn)。據(jù)了解，目前貨代大掌柜集成了國際貨代網(wǎng)上營業(yè)廳、基礎(chǔ)操作業(yè)務(wù)系統(tǒng)、上下游及同行間電子接口、賣家管理、PO管理、海外代理、堆場、倉儲(chǔ)、車隊(duì)、CRM、HR、OA等一系列在線管理服務(wù)，并且集成了包括國內(nèi)、國際短信、網(wǎng)絡(luò)傳真、遠(yuǎn)程客戶支持和呼叫中心系統(tǒng)；同時(shí)植入了B2B營銷的功能，擁有貨代大掌柜平臺(tái)的企業(yè)可以發(fā)布全球運(yùn)價(jià)到頗具知名度的全球商貿(mào)網(wǎng)物流頻道，面向全球的直客推廣業(yè)務(wù)；而國內(nèi)運(yùn)價(jià)則發(fā)布到捷通網(wǎng)企業(yè)商圈，面向國內(nèi)同行進(jìn)行推廣，從而覆蓋直客、同行等主要的業(yè)務(wù)來源渠道，實(shí)現(xiàn)推廣上的全球化和業(yè)務(wù)來源的多元化，確保企業(yè)的客流量。

　　二、跨地域的管理能力及分公司管理能力

　　國際貨運(yùn)企業(yè)在跨地域擴(kuò)張的過程中面臨的最大問題就是信息的共享和管理過程的監(jiān)督控制，如果這兩點(diǎn)做不好，一方面會(huì)使企業(yè)的運(yùn)營成本上升，而且快速擴(kuò)張失控會(huì)導(dǎo)致災(zāi)難性的后果。所以好的信息系統(tǒng)不僅能夠解決好如下兩方面的問題:

　　首先是跨地域的集團(tuán)化管理。好的信息系統(tǒng)必須支持總公司作為信息中心來進(jìn)行數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)分析，以支持總公司成為商務(wù)處理中心，決策分析中心。實(shí)現(xiàn)監(jiān)控管理中心的職能，以保證企業(yè)的高速擴(kuò)張?jiān)诳梢钥刂频姆秶�之�?nèi)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)模經(jīng)營和集團(tuán)化采購。

　　其次是跨地域的數(shù)據(jù)交換。好的信息系統(tǒng)必須支持全網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的數(shù)據(jù)交換和信息共享，以便確保在系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享，以達(dá)到降低業(yè)務(wù)處理成本和提高效率的目的，如果達(dá)不到這一點(diǎn)，高速擴(kuò)張就同樣無法實(shí)現(xiàn)。

　　要實(shí)現(xiàn)以上兩點(diǎn)，需要解決兩方面的問題，一是數(shù)據(jù)的集中與分發(fā)技術(shù);二是系統(tǒng)內(nèi)部必須按照貨運(yùn)企業(yè)的運(yùn)行特點(diǎn)建立數(shù)據(jù)管理、共享規(guī)則和機(jī)制。目前出現(xiàn)的“貨代大掌柜”這種SaaS解決方案提供的集團(tuán)化管理模式很好地解決了這兩項(xiàng)問題。通過大掌柜平臺(tái)，只要訪問網(wǎng)絡(luò)，在全球任何地方都可以辦公，公司內(nèi)部的工作人員無論是處理業(yè)務(wù)，還是向總部提交報(bào)表等，都是通過大掌柜在線展開；而客戶也可以采用在線委托及在線跟蹤等便捷化的方式委托貨物運(yùn)輸，所有的情況都記錄于企業(yè)身身擁有的商務(wù)平臺(tái)上，公司老板及獲得授權(quán)的高管只需要上網(wǎng)登錄平臺(tái)，就可以全面把握整個(gè)集團(tuán)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時(shí)處理出現(xiàn)的問題。

而在分公司運(yùn)營的成本控制方面，借助大掌柜平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，貨代企業(yè)在全球任何一個(gè)地方創(chuàng)辦分公司，都無需架設(shè)服務(wù)器、無需安裝軟件，無需人力維護(hù)；只要開通網(wǎng)絡(luò)，分公司就可以開張。在分公司的開設(shè)管理上實(shí)現(xiàn)了高水平的操控能力。

三、更快速的部署和靈活運(yùn)用能力

在傳統(tǒng)的信息化建設(shè)措施中，貨代企業(yè)往往采取安裝貨代管理軟件的方式進(jìn)行，應(yīng)用系統(tǒng)在安裝之前是不可能帶來收入的，而“貨代大掌柜”一旦部署就可以馬上產(chǎn)生效益，這種SaaS模式可以把部署時(shí)間從6到8個(gè)月減少到幾個(gè)星期甚至幾天。

而且貨代大掌柜這種平臺(tái)式信息化服務(wù)在實(shí)際運(yùn)行和使用過程中非常靈活，企業(yè)通過租用而不是購買的方式獲得自動(dòng)化管理服務(wù)，從而可以把節(jié)省下來的資金用于那些更能產(chǎn)生效益的項(xiàng)目上，同時(shí)租用還可以靈活應(yīng)對業(yè)務(wù)的擴(kuò)張和收縮，對于維持收益這種靈活性非常關(guān)鍵。同時(shí)對企業(yè)內(nèi)部資源的利用率也起到了明顯的提高作用，IT部門一直處于以盡可能少的資源做更多事情的壓力之下。現(xiàn)在，它們可以不再開發(fā)那些行業(yè)中通用的功能而代之于租用，自己則可以集中精力開發(fā)那些與組織的競爭力直接相關(guān)的應(yīng)用。

四、更高的服務(wù)能力

貨代企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)是一件非常不容易的事情，往往調(diào)研、咨詢和實(shí)施、測試周期都比較長，而且還涉及到隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)張收縮而發(fā)生的軟件維護(hù)問題，這些事情對軟件服務(wù)商的能力要求非常高，同時(shí)對管理系統(tǒng)的要求也是非常高的。就企業(yè)的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)來看，基于SaaS模式的“貨代大掌柜”策略已經(jīng)超越傳統(tǒng)貨代軟件。以貨代物流業(yè)SaaS服務(wù)領(lǐng)軍品牌捷通網(wǎng)為例，其對客戶滿意率的重視要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)軟件服務(wù)商，而且服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)要高得多，因?yàn)檐浖�購買和實(shí)施往往是一次性的，而“貨代大掌柜”采用租賃模式，只有高水平的服務(wù)商能力才可能長期維持貨代企業(yè)的租賃。在整個(gè)服務(wù)過程中，捷通網(wǎng)一直不斷改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，全面致力于貨代企業(yè)的成長和成功。

　　五、電子商務(wù)服務(wù)能力

　　高速的跨地域擴(kuò)張要求企業(yè)具有為客戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)的能力，應(yīng)該有一套良好的電子商務(wù)平臺(tái)，通過平臺(tái)，客戶可以查詢它的所有貨運(yùn)信息，實(shí)現(xiàn)客戶貨物跟蹤、費(fèi)用跟蹤、單據(jù)跟蹤。同時(shí)，這個(gè)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)對客戶零距離的業(yè)務(wù)咨詢、詢價(jià)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)委托等。公司內(nèi)部人員可以通過商務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程公司管理和遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)查詢和業(yè)務(wù)交接等。另外，國外代理或收貨人也通過平臺(tái)來完成業(yè)務(wù)處理，通過現(xiàn)代Internet技術(shù)實(shí)現(xiàn)總公司、分支機(jī)構(gòu)、客戶、代理等的無縫連接。

而這種高級(jí)的電子商務(wù)服務(wù)能力，目前只有基于SaaS模式的“貨代大掌柜”才能實(shí)現(xiàn)，貨代企業(yè)可以在大掌柜全球貨代商務(wù)平臺(tái)上，根據(jù)自己的需求開通屬于自己的商務(wù)平臺(tái)，每一貨代企業(yè)的平臺(tái)都是獨(dú)立的，擁有管理、操作、設(shè)置等全部權(quán)限，客戶可能通過商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行咨詢、下單、跟蹤貨物等多種操作，公司內(nèi)部可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、流程化地高效管理，而國內(nèi)貨代物流同行、海外代理及其它合作伙伴都可以通過在大掌柜上建立的這個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的協(xié)同與互動(dòng)，整合各方面資源，開發(fā)更廣闊的客戶來源。

　　六、未來的延伸能力

　　隨著外貿(mào)規(guī)模的擴(kuò)大，以及整個(gè)行業(yè)的持續(xù)發(fā)展，貨代企業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級(jí)必然促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)越來越大，服務(wù)能力和業(yè)務(wù)范圍越來越寬。這樣，企業(yè)在選擇信息系統(tǒng)時(shí)就必須考慮公司未來的發(fā)展問題。

　　一個(gè)好的國際貨運(yùn)代理企業(yè)管理信息系統(tǒng)，應(yīng)該能夠從簡單的進(jìn)出口貨運(yùn)代理管理，延伸到其他各種物流環(huán)節(jié)的操作，而且要隨著業(yè)務(wù)需求的變化而靈活變化。這就要求信息系統(tǒng)具有延展能力，或者說這個(gè)軟件服務(wù)商、平臺(tái)服務(wù)商能夠提供這種擴(kuò)展，如果自身的軟件系統(tǒng)或提供信息系統(tǒng)的供應(yīng)商不能做到這一點(diǎn)，這個(gè)系統(tǒng)遲早會(huì)滯后于企業(yè)發(fā)展而淘汰出局，最終的結(jié)果是所有的前期信息建設(shè)投資宣告失敗。

在業(yè)務(wù)變化相對較大的情況下，一般的貨代軟件都是采取二次開發(fā)的方式完成升級(jí)和延伸，對貨代企業(yè)來講，這種延伸并不方便，是一件很浪費(fèi)時(shí)間、浪費(fèi)人力和財(cái)力的事情�；�于SaaS模式的貨代大掌柜妥善地解決了這項(xiàng)問題，由于是通過互聯(lián)網(wǎng)提供管理信息化服務(wù)，客戶通過按需租賃的方式使用，在業(yè)務(wù)發(fā)生變化的情況下，貨代企業(yè)只需要改變租賃的方式，根據(jù)新的需求擴(kuò)大租賃的范圍，即可輕松完成企業(yè)信息化升級(jí)，所投入的成本只是租賃費(fèi)用的一定增加，相比較傳統(tǒng)的升級(jí)方式，其成本不過十分之一而已。

同時(shí)，貨代企業(yè)在信息化工具的選擇上，還要注意風(fēng)險(xiǎn)防范、成本控制等指標(biāo)，從風(fēng)險(xiǎn)防范上講，與貨代軟件或貨代管理系統(tǒng)不同，貨代大掌柜是通過互聯(lián)網(wǎng)使用的，保持7×24小時(shí)運(yùn)行。由于系統(tǒng)已經(jīng)處于運(yùn)行狀態(tài)，因此用戶可以很容易地評估應(yīng)用是否滿足需求，從而避免了系統(tǒng)可能無法滿足需求的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，貨代大掌柜提供的SaaS解決方案在實(shí)施上一般只需要幾天甚至更少時(shí)間的簡單培訓(xùn)就可以，而不再是幾個(gè)月或者更長。

在成本控制方面，信息化建設(shè)有必要堅(jiān)持節(jié)約成本這一件原則。在采用貨代大掌柜的情況下，企業(yè)不再需要購買服務(wù)器，購買軟件，并且系統(tǒng)會(huì)定期升級(jí)，免費(fèi)維護(hù)，極大地節(jié)省了貨代企業(yè)在軟硬件方面的投入。對比上馬貨代軟件、貨代管理信息系統(tǒng)，其性價(jià)比的優(yōu)勢顯而易見。